אי שם רחוק, רחוק באי מבודד ומרוחק ישנו אי סודי שבו אפשר להשיג עובדים טובים- כאלו שמגדילים ראש שרוצים לקחת עוד תחומי אחריות, עובדים שמבקשים להיות מתוגמלים על בסיס תפוקה ולא אכפת להם ממשכורת בסיס.
 
גררררר גרררררררר, השעון המעורר מצלצל והנה קריאת ההשכמה שלך, לצערי אין אי כזה אבל בהחלט יש כאלו עובדים.
 
אחת הדרכים המועילות ביותר למצוא ולגייס עובד כזה טמונה באיכות ראיון העבודה.
כן ראיון העבודה, הוא למעשה השלב הקריטי ביותר לפני שבית העסק מתחיל להשקיע
באותו עובד עוד ועוד הכשרה או לחלופין לפני שבית העסק “נקשר” אל העובד
ומוכן להתפשר על התפוקה של אותו עובד.
 
הדרך שבה לומדים כבר בשלב הראיון האם מדובר בעובד פרודוקטיבי או לא היא באמצעות שיטת ראיון קצת שונה ממה שרוב האנשים רגילים.
בראיון סטנדרטי נשמע שאלות כמו: מה היה התפקיד האחרון שלך- מה עשית שם, מה התפקיד הקודם שלך- מה עשית שם, למה עזבת, איפה אתה גר, מה התחביבים שלך וכו’
 
כל השאלות האלה לא מלמדות אותך מה העובד יכול לייצר אלא מלמדות אותך מי הוא היה
וכמובן שרמת האמינות של התשובות בראיון עבודה שוות לעיתון יומי שיצא לפני חודש.
 
הדרך היחידה לקיים ראיון עבודה שבו תוכלו ללמוד על הפרודוקטיביות של עובד היא אם
תדעו לשאול את השאלות הנכונות, שאלות שמכוונות כדי ללמוד על הפרודוקטיביות שלו בעבר. בגדול השיטה היא שיטת ראיון של ספורטאי. הרי ספורטאי שתרצו לגייס לנבחרת הכדורגל לא תשאלו רק באיזה קבוצה הוא שיחק אלא תשאלו אותו בעיקר כמה גולים הוא הבקיע בעונה, באיזה תפקיד התחיל ולאן קידמו אותו, כמה פעמים זכתה הקבוצה שלו בגביע וכמה פעמים הוא קיבל בונוס כספי בהתאם לתוצאות שלו במשחק.
 
לימדו לראיין את העובדים כמו ספורטאים ותוכלו לבנות נבחרת חלומות בעסק שלכם שכן
פרודוקטיביות בעבר תעיד על פרודוקטיביות בעתיד.
 
אם הנושא מעניין אתכם הקדימו להירשם לסדנת “איך לבנות יחידה מובחרת” שתעסוק
בארבעת המאפיינים החשובים ביותר בגיוס כוח אדם וכן בנושאים רבים נוספים.
 
לפרטים ניתן להתקשר לרונית 03-5615200 שלוחה 111 או במייל: marketing1@bizsuccess.co.il
 
שלכם,
אלעד הדר

 
במפעל מסוים  שמתי- לב כי העובדים במחלקת האריזה הם עיוורים. כששאלתי לפשר העניין, סיפרו לי שמצב זה נולד מתוך הברקה של חשיבה יצירתית. המפעל עוסק באריזת כוסות זכוכית. אחד השלבים באריזה היה עטיפת הכוסות בנייר עיתון כדי למנוע שבירתן. הבעיה הייתה שהעובדים עצרו לעיתים קרובות את עבודתם כדי לקרוא להנאתם בעיתון. כונסה ישיבת הנהלה והובאו טובי המומחים והיועצים. בישיבה עלו מספר רעיונות, בניהם להחליף את נייר העיתון בנייר רגיל (יקר) או את העיתון בעיתון בשפה זרה (קשה להשגה). לאחר שעוד מספר רעיונות נפסלו השתררה בישיבה אווירה של מבוי סתום. מתוך המצוקה החלו לעלות בדיחות שונות על חשבון העובדים. אמר אחד העובדים “בואו ננקר להם את העיניים”. “רגע!, צעק עובד אחר, “יש לי רעיון! נעסיק במחלקת האריזה עיוורים”. לאחר בדיקה קצרה התברר שעיוורים אכן מסוגלים לבצע את העבודה בקלות. ומאז ועד היום כך עובדים.
 
חשיבה יצירתית – דרך מחשבה  המפתחת גישות, או שיטות חדשות לפתרון בעיות. הבאת תשובה למצב קיים או עתידי  ממקום אחר או מזווית אחרת, בעזרתה ניתן לתת פתרון לבעיה לא בצורה  המקובלת. חשיבה יצירתית נועדה לעזור לנו להגיע לרעיונות חדשים ומקוריים, לחקור ולפתח תפיסות חדשות, במקום חשיבה במסגרת של תפיסות ישנות וידועות מראש. זו חשיבה עם דמיון, היא מניבה רעיונות חדשים ודרכים חדשות להתבוננות בדברים. היא מקשרת בין דברים או בין רעיונות אשר קודם לכן לא היה קשר ביניהם. היא משמעותית הן לביטוי מחשבות, הן למציאת ייחודיות אישית והן להתפתחות הקוגניטיבית. היא טבעית לאדם אחד ופחות לאחר, אך מדובר במיומנות נרכשת שניתן לתרגל אותה ולהגבירה. חשיבה יצירתית אינה עדיפה על חשיבה הגיונית. היא פשוט שונה ממנה. המנהלים הטובים ביותר הם יצירתיים והגיוניים כאחד. בסופו של דבר, יצירתיים ככל שיהיו, עליהם לקבל החלטה. החשיבה ההגיונית נחוצה כדי להבטיח כי זו ההחלטה הנכונה.
 
מקור החשיבה היצירתית בטבע נובע מהצורך לגוון ולהמציא  סגנונות תקשורת עם הסביבה במצבי “לחץ”. למשל בסיטואציות מביכות או בתהליכי חיזור. לכן, אצל ילדים, שעוד לא תורגלו במצבים כאלו, עדיין קיימת התמימות והדרך בהפקת פתרונות שונים ומיוחדים, יותר מאשר אצל מי שכבר רגיל ומכיר את מרבית הסיטואציות. אצל הילדים עדיין קיימת התמימות לחשיבה בלי גבולות ומעצורים, אין רקורד של כישלונות שמביא איתו חשש, ואין הבנה לוגית שפוסלת רעיונות בשלב התהוותם במוח עוד לפני שמגיעים להבשלה מחשבתית.
 
למה, בעצם, צריך חשיבה יצירתית בעולם העסקי?
 
העולם העסקי  של ימינו פועל בשוק של תחרות שבה הפערים הולכים ומצטמצמים. בספורט תחרותי למשל, ההבדלים בין התוצאות של המקומות הראשונים הם בטווחים של מאיות ואלפיות שנייה. זאת משום שכל ספורטאי היום מכיר ומשתמש באותה תורת אימון, על-פי אותה מתכונת של אימון פיזיולוגי, מנטאלי ותזונתי, ומביא את סך יכולתו לסף אשר ממצה את כל היכולות הטכניות והפיזיות האפשריות. בדומה לכך, גם בניהול העסקי, נראה כי אנו קרבים למקום של מיצוי היכולות ה”טכניות והפיזיות”. למעשה, כל המנהלים ובעלי הדעה מגיעים מאותו רקע של הכשרה וניסיון, כולם פועלים באותן הדרכים והטקטיקות כדי להשיג יתרון לעומת המתחרים וכמובן, כולם משתמשים באותם המקורות של מידע רב וזמין. במצב זה, המטרה (היעד) והדרך (תכנית העבודה) ידועים וברורים לרוב המתחרים בענף, והמנהלים עסוקים בניסיונות להגשמת תכנית העבודה במינימום סטיות. אולם, יותר ויותר מנהלים מבינים היום כי הפערים קצרים וממשיכים להתקצר כל הזמן, ושאת היתרון המשמעותי בתחרות ניתן להשיג רק בדרכים לא שגרתיות אשר פורצות את דרך החשיבה המקובלת. למעשה, יצירתיות היא צורך חיוני של כל ארגון על מנת לשרוד, להתקיים ולהצליח. במציאות המורכבת בה אנו חיים, זקוק כל ארגון להיבטים שונים מעולם היצירתיות, אם בשלב פיתוח המוצרים או בשלב המכירות והתחרות, בהיבטים שונים של ניהול ובאלה של התקשורת הבינאישית. אצל היפנים למשל, גם במה שנראה מושלם הם רואים הזדמנות לשיפור. מבחינתם, יצירתיות היא לא לתקן משהו מקולקל, אלא לקחת מציאות טובה ולשפר אותה, כמו שיפור רכב לעומת תיקון רכב.
 
אז איך  משתמשים בגישה של חשיבה יצירתית  לשם קידום הביצועים העסקיים?
 
לאחר שהבנו כי חשיבה יצירתית היא צורך קיומי, בעיקר בשלבי התחרות המתקיימים היום, עלינו לנהל את משאב החשיבה היצירתית. ניהול החשיבה היצירתית מנוהל אצלי באופן אישי, אצל כל אחד מהעובדים הכפופים אליי בנפרד, ואל כלל קבוצת העובדים שיכולים לשמש כקבוצת חשיבה בסיעור מוחות מפרה. יש לזכור כי כל “ראש” בארגון הוא, למעשה, מפעל לרעיונות יצירתיים ויש לפעול כדי למצות את יכולות ה”מפעל” הזה. מפעל כזה, בהחלט, יכול להיות גם אצל אחרון העובדים ולא רק אצל המנהלים הבכירים. אם ניתן לזהות את אלו שאצלם הכישרון קיים ובולט באופן טבעי, נתחיל איתם, אך יש לזכור כי המיומנות קיימת בבסיס של כל אחד וניתן לשפר את היכולות בעזרת ניהול מתודולוגי של התהליך. בגדול, הדרך היא “לחשוב כמו ילד”, לאפשר לרעיונות לזרום כ”טוב הדמיון עליך” ולנקות מהסביבה שיקולים שיפריעו כמו שיקולי תקציב והיתכנות. כמנהל, הצעד החשוב ביותר בדרך להטמעת חשיבה יצירתית בארגון, הוא פשוט לדעת לשאול – למה? (לפחות 5 פעמים). לכל בעיה שעולה או לכל מצב בו מתקיים קיבעון ונראה כי ניתן להפיק יותר, אזי יש לשאול למה, ושוב למה ושוב, עד שמגיעים לשורש העניין. תרגול כזה, באופן קבוע, יביא אותך כמנהל לחשוב באופן יצירתי, ואת עובדיך להתכונן לשאלות הבאות ולחשוב עליהם מראש. במצב כזה פעולות סתמיות, בזבזניות ומיותרות ייעלמו מדרכי העבודה שלכם.
 
אז… למדו את עצמכם ואת עובדיכם שלפעמים, “מותר גם לצאת מהקווים”.
 
כתב,
 
יאיר פינטו,
מנכ”ל
success nano
c.tvuna@gmail.com

 
ייעוץ ארגוני
שיטות מדידה בארגון – הבסיס לתפוקה
 
שירים את היד מי שמודד כל עובד בעסק שלו על בסיסי  יומי, כך התחלתי את ההרצאה שלי השבוע, עשרות בעלי עסקים הסתכלו ימינה  ושמאלה אחד על השני לראות אם יש “חיה  כזאת” ובכן לא הופתעתי שבין עשרות  בעלי עסקים הצביעו שלושה ונראה  לי שגם האורחים לא התרשמו מהממצאים המדאיגים, הם פשוט הרגישו קצת יותר טוב  לגבי עצמם כנראה.
 
כל מנהל מחפש את נוסחת הקסם לעבוד פחות והרוויח  יותר, כדי שהנוסחא הזו תעבוד יש מרכיב מאד חשוב והוא נקרא ניהול  נכון, אחד הכלים הניהוליים החשובים  ביותר שבעל עסק חייב לסגל לעצמו הוא שיטות מדידה של כל עובד ועובד  בעסק ואף לגבי כל תפקיד שאותו העובד  מבצע.
 
מה שלא  נמדד לא מקבל תשומת לב, נסו ותראו, קחו עובד שיש לו כמה תפקידים ותגידי לו שהחל מהיום אתם רוצים  שהוא ימדוד תפקיד אחד שלו ומיד תראו שיפור מדהים באותו האזור כמובן שזה יבוא על חשבון דברים  אחרים מה שרק מוכיח את העובדה שחובה  למדוד את כל התפקידים של כל עובד, התגובה שאני הכי רגיל לשמוע היא שאי אפשר למדוד כל תפקיד בארגון, כולם יודעים למדוד אנשי ייצור או לחלופין אנשי מכירות אבל הבעיה מתחילה כאשר צריך למדוד תפקידים כגון: פקידה או גרפיקאית.
 
כלל ראשון: אין תפקיד שאי שאפשר למדוד.
 
כלל שני: מה שלא נמדד לא מקבל תשומת לב.
 
כלל שלישי: אי אפשר לתמרץ ולתגמל תפקיד שאינו  נמדד.
 
יש דרך פשוטה לקבוע שיטת תגמול לכל תפקיד בארגון כל שעליכם לעשות הוא  פשוט להגדיר מה התוצר שאתם מצפים מאותו בעל תפקיד בדיוק כמו  שהתוצר של אופה לחם הוא כמות לחמים שאפה ובדיוק כמו שהתוצר של מחסנאי הוא חבילות שהגיעו ליעדם ובזמן כך גם יש תוצר ברור לכל אחר בארגון.
 
הבלבול מתחיל  כאשר אנו מכנים מקבץ של תפקידים בשם כולל כמו לדוגמא “פקידה” פקידה איננה תפקיד מאחר ואין לו תוצר מוגדר, כל שעליכם לעשות הוא לקחת דף לחלקו לשניים רשמו בכותרת בצד  ימין “תפקיד” ובצד שני “תוצר”.
 
תפקידים של פקידה יכולים להיות, מענה טלפוני, גביה, הפקת תעודות משלוח וכו’ ברגע שסיימתם  להגדיר את התפקידים הגדירו מה התוצר  של התפקיד אחד התוצרים הנפוצים  של פקידה הוא כמות תקשורות שטופלו במלואן, הכוונה לתקשורות שהגיעו אל הארגון “ניסו לחדור פנימה” אך ייורטו בהצלחה ולשביעות רצון הלקוח על-ידי פקידה  מיומנת, סוג סוף של תוצר יכול להיות  זמן פנוי שהתווסף למנהל כתוצאה מגדלת תחומי האחריות והפעולה  של הפקידה. כמובן שגביה הרבה יותר קל למדוד אבל הרעיון הוא פשוט, ניתן למדוד כל דבר!
 
הבעיה השנייה  שתיתקלו בה היא המעקב, כל בעל עסק  חושב שעכשיו צריך לפנות לנאס”א  כדי לפתח תוכנת מדידה מתוחכמת  ואם המנהל לא מעלה את זה אז העובדים  שפתאום רוצים להתחיל למדוד אותם מפעילים  לחץ פסיכולוגי מתון על המנהלים  בכך כי מילוי התפוקה היומית שלהם יגזול זמן עבודה יקר ולכן כלל  אינו משתלם ויתרה מכך הם גם ככה  עושים את המקסימום ולכן למה בכלל למדוד.
 
תקראו טוב  וכמה פעמים את השורה הזו – זה שמתנגד הכי חזק לשיטת המדידה הוא זה שמייצר הכי פחות בארגון וזו הסיבה שהוא מתנגד ולא שום סיבה אחרת.
 
שיטות המדידה אכן צריכות להיות פשוטות ואיני  מתכוון להתייחס כרגע לכל השיטות הקיימות, אנו חיים בעולם עתיר טכנולוגיה  ולכן יש פתרונות רבים, תשמחו לשמוע  שעדיין אחד הפתרונות הפשוטים ביותר  הוא טבלה יומית שבה רשומים התפקידים השונים של העובד והעובד פשוט מסמן V ברגע שביצע מטלה, בסוף היום הוא סוכם את המספרים בכל תוצר ומקליד אותם בטבלת אקסל או פשוט מסמן אותם ידנית על גרף שניתן לייצר מדף משבצות פשוט.
 
אל תתעצלו להחדיר שיטת מדידה אין לכם מושג כמה הפסד פוטנציאלי יש לכם בארגון ברגע שאתם לא מודדים תפוקה, אתן לכם  דוגמא פשוטה, באחד מהמקרים שייעצנו  למשרד רו”ח מפורסם שאמנע מלהזכיר  את שמו הצלחנו להכפיל את תפוקת מנהלות החשבונות רק מעצם כך שהתחלנו למדוד  כמה פעולות יומן כל אחת מהן מקלידה ביום, פתאום הן בעצמן קיצצו את זמן השיחות עם הבית בזמן העבודה ויצאו  פחות להפסקות סיגריה והרכילות הקבוצתית כמעט ונעלה כי כל אחת ידעה שבסוף  היום זה יראה רע מאד אם זו שיושבת לידה תעשה 30% יותר תפוקה ממנה.
 
גם עובד שעובד לבד חושש בדיוק אותו דבר  כי כבר כעבור שבוע מדידה ניתן לדעת למה הוא מסוגל ולכן אין סיבה שלא לדרוש את זה מדי יום, כך שלמעשה כל עליה מציבה יעד חדש שצריך  לעמוד בו וכך יוצרים שיפור ארגוני מתמיד ושיפור ברווחים ולא באמצעות  קסמים או תקווה.
 
בהצלחה,
אלעד הדר, מנכ”ל
קבוצת Success ייעוץ עסקי

 
אין בעל  עסק שלא שמע את המונח ישיבת  צוות, בגרסה כזאת או אחרת. ישיבת צוות היא למעשה הפעולה השיווקית הראשונה  של כל עסק. ולמה הכוונה?
 
ישיבת צוות אינה בזבוז זמן כפי שמנהלים  רבים חושבים, פגשתי לא מעט שהתחילו  והפסיקו לעשות ישיבות כי לטענתם הן היו חסרות תועלות והאמת שהם  צודקים ישיבות צוות שבהן רק שותים שתייה  קלה ואוכלים בורקסים הן חסרות  תועלת, גם כאלה שמעלים בעיות בחברה  ובעיקר מפנים אצבע מאשימה כלפי ההנהלה גם אלא חסרות תועלת, אז למה בעצם לעשות ישיבות צוות? ובכן בוא נתחיל  באיך צריך לעשות ישיבות צוות:
 
1. חובה לערוך ישיבה אחת לשבוע, ביום ובשעה קבועים. מדוע חובה? כי כל דבר זמני במקרה הזה מהר מאד הופך להיות שולי ומשם הדרך להיעלמותו מעל המפה העסקית היא קצרה מאד, ישיבת צוות הנה חלק מהעבודה ולא מטרד.
 
2. גם כשהעסק מורכב משני אנשים בלבד, שמתקשרים בינהם כל היום, עדיין צריך ישיבה. ישיבה בה מדברים על כל הנושאים שקשורים לעסק באופן מסודר, אפשר גם לתעד זאת בכתב, מעלים נתונים מהשבוע האחרון, פותרים יחד בעיות שהשני נתקל בהן, מציבים יעדים ומטרות יחד לכל תפקיד וככה גם מתחילים לבדוק סטטיסטית את הנתונים משבוע קודם ואף חודש קודם. יש כעת למה להשוות ולראות באיזה סטטוס נמצאים אנשי הצוות והעסק עצמו: עליה, ירידה או דריכה במקום, ובהתאם לטפל בסיטואציה.
 
3. כשהעסק הולך וגדל ויחד עמו גדלים מספר העובדים, אז אופי הישיבות יכול להשתנות. ישיבת הצוות יכולה להתחלק ולהיות ישיבת צוות אחת למנהלים, ביום ובשעה קבועים מראש, בישיבה זו מגדירים את האסטרטגיה שתוצג בישיבת הצוות הכללית ולאחריה מקימים ישיבת צוות שבועית קבועה לכלל העובדים, להתעדכן ובעיקר להראות תוצרים ולדעת באיזה נקודה עומד הארגון כולו, זאת גם אם העסק מכיל 100 עובדים.
 
4. אם העסק במצב לא טוב וחלק מחברי הצוות בכלל לא מודעים לכך, אז כדאי שיהיו מודעים ויכירו את היעדים החדשים שלהם ואת הסיבות שעומדות מאחוריהם, אף יתרה מזאת, שיקבעו לעצמם את היעד מול שאר אנשי הצוות והמנהלים – זאת הגושפנקא הכי חזקה שיש, זה מוצהר בפני כולם ו”יאללה לעבודה!”. מאידך, אם הארגון צומח ומשגשג ונמצא בעלייה ובמצב טוב, מומלץ ששאר העובדים בארגון ישמעו על כך, זה יעודד אותם ואף יעלה את המורל, ובאופן ישיר יעלה גם את התפוקה האישית של כל אחד מהם, הרי מה יותר כיף מלדעת שאתה עובד במקום פורח ומשגשג? זה הרי רק יועיל ויהיה לטובת העובד בטווח הקרוב והרחוק.
 
עכשיו זה די ברור מדוע ישיבת צוות היא הפעולה השיווקית הראשונה. הרי אם אנשי הצוות  שלך מקבלים נתונים ממקור ראשון  אודות העסק וארגונו, על ההצלחות והכשלונות, על היעדים והמטרות, והם עובדים נאמנים ויצרניים – הם ידחפו את העסק קדימה יחד עם המנהלים, הם ימכרו בוודאות מוחלטת את המוצר או השירות, כי הם מכירים היטב את כל הנתונים, רואים את התמונה הכללית והרחבה, ולא את התמונה הצרה ברמה המחלקתית או האישית. כך למעשה, יוצאת הרבה אנרגיה החוצה על מנת שתכנס הרבה אנרגיה טובה חזרה פנימה, בדמות מכירות, מוניטין והצלחות עסקיות.
 
בנוסף, לישיבת הצוות יש פאן מגבש. עובדים חדשים  יוצאים ממצב של אנונימיות בת אחת, קידום  ובונוסים מעלי מוטיבציה ניתנים לפני כולם, ציונים אישיים לשבח ותעודות הצטיינות שבועיים או חודשיים יכולים להנתן  לפני כולם, הודעות כלליות על חתונה, לידה, יום הולדת או כל דבר משמח אחר  שקשור ויעניין את שאר העובדים  יכול לעלות בישיבה זו, והכל יחד תורם לאוירה טובה ומגובשת יותר במשרדי החברה  או הארגון כולו.
 
רצוי מאד  לא להעלות נושאים לא נעימים, מערבלים  או מסיתים לשלילה בישיבות מעין אלה. המטרה היא לאחד את הצוות, לרומם  את מצב הרוח הכללי ובעיקר להכניס הרבה מוטיבציה לתפוקה גבוהה יותר ולכיבוש  היעדים והמטרות שהוצבו.
 
אז אם אצלך בעסק עדיין לא מתקיימות ישיבות צוות, זה הזמן לפתוח יומנים ולקבוע אחת  כזאת. עם סדר ישיבה מתוזמן ומוגדר מראש. ישיבת צוות תארך כשעה לכל היותר, רצוי בתחילת יום או בסוף יום, כדי לצמצם פגיעה בזמן עבודה או באי מענה ללקוחות. בישיבה נוכחים כל העובדים בעסק, החל במזכירה וכלה במנכ”ל. ההשתתפות תוגדר כחובה ורק אישור מיוחד, שיינתן מראש על ידי מנהל בכיר או מנהל הישיבה, יאפשר העדרות.
 
מומלץ בחום על מנת להכניס סדר, יציבות ומוטיבציה  אצל העובדים והמנהלים כאחד.
 
הרבה הצלחה,
אלעד הדר, מנכ”ל

 
 
יצא לכם לראות פעם אדם שעובד ביסודיות ובחריצות ואינו מצליח? לא להתקדם מבחינת קידום ומבחינה כלכלית ולא להיות מסופק בכלל? העובד המצליח או המנהל המצליח אינם תוצאה של מזל ששיחק וירושה שמנה. גם אם אביו של הבחור הצעיר ינהל רשת מצליחה של יבוא מכוניות אקזוטיות – הבן לא יצליח להחזיק מעמד רק בזכות המזל ש”אביו הוריש לו חברה עובדת”. החזקה של מישרה תלויה בגורמים רבים, מזל לא נמצא ביניהם, אך בלא מעט כישרון. מזל יכול לסייע במקרים מסוימים וחד-פעמיים לתקופה קצרה, אולם מישרה של עובד מצליח לא תהיה מבוססת על מזל.
אחד הפקטורים הוא הכישרון של אותו עובד או מנהל. אדם יכול להצליח בעבודתו בזכות עבודה קשה, חריצות, אינטליגנציה, רמה תקשורתית גבוהה והחשוב מכך הוא היכולת לשלוט ולהישלט על ידי הסביבה. ולמה הכוונה?
 
אדם שעובד עם אנשים בצורה ישירה או עקיפה חייב לדעת לשלוט בהם בחוכמה ובדרכים טובות, לא לשלוט רק בכלי העבודה שלו (גרפיקאית במחשב או מנתח באזמל) אדם צריך את הכישרון הניהולי. ישנם כאלה ש”נולדו להיות מנהלים” ומצליחים לנהל את כולם מסביבם ולזכות באהדה גדולה וזאת מדוע? אנשים אלה ניחנו ביכולת תקשורתית גבוהה מאד, הם מתקשרים בנינוחות ובחופשיות עם כל נושא כשהאדם שעומד מולם הוא כאילו היחידי בעולם, כל תשומת הלב מופנית אליו , הם קשובים מחד ואומרים את דעתם מאידך בצורה נינוחה וחלקה שמתקבלת בנוחות אצל הצד השני, גם אם אינה למורת רוחו של הצד השני. היכולת שלהם להעביר מסרים בצורה נינוחה ושיתקבלו כמו שהם בצד השני – היא יכולת שנשמעת פשוטה אולם ערכה יקר מאין כמוהו בתחומי הניהול. אין מדובר כאן רק על היכולת הורבאלית, אלא גם על היכולת המדהימה להקשיב ולדעת להעביר את המסר באופן הנכון, הישיר והנעים ביותר. הם יוצרים סביבם אהדה וכך קל יותר להסכים עמם, הדברים פשוטים והגיוניים ונעים לקבל מהם הוראות ולבצען – אלה הם המנהלים הטובים, ראשי הצוותים המצליחים, ומנהלי הפרויקטים שמחזיקים במשרתם ללא תלות של מזל. כמו כן, עובד טוב צריך גם לדעת להישלט על ידי הסביבה ולא רק להחזיק בסמכויות ולשלוט – אלא גם לקבל דעות של אחרים, לקבל סמכויות מאחרים ולקבל רעיונות והוראות בהבנה ולבצען על הצד הטוב ביותר.
 
אדם טיפש לא יוכל לבצע זאת, דרושה אינטליגנציה על מנת לעמוד על טיבה על עבודה, לנהל ולהחזיק מישרה, כי בראש ובראשונה העובד צריך להיות מוכשר לתפקיד מסוים, הטייס צריך להכיר את כלי הטייס שלו ואת כל התיאוריה שמסביב, הנגר צריך להכיר את כלי עבודתו ולהצליח להפיק מהן יצירות, ובעל חנות הפרחים צריך להכיר את סוגי הפרחים אופן הטיפול בהם ויכולת השזירה. אדם שאינו אינטליגנט לא יוכל להחזיק במשרה.
 
כמו כן, אדם שעובד על מנת לקבל את הצ’ק בסוף החודש וזה הדבר היחידי שמניע אותו לקום ולבצע את עבודתו – לא יוכל להחזיק במשרתו לאורך זמן. הכסף אינו נדבך ראשי בהצלחה בעבודה, הוא תגמול הולם ביותר, אולם העובד או המנהל צריכים לחשוב בצורה יצרנית, איך ליצור ולייצר עוד, כתוצאה מכך אכן יהיה תגמול כספי כזה או אחר בסוף החודש, אולם זה לא מה שיניע את היצרנות, ואם הכסף הוא שזה שיניע את הייצור – הייצור לא ימשיך לאורך זמן. לדוגמא: נער שהשתחרר מהצבא ורוצה לטוס לחו”ל , היעד שלו הוא טיול במזרח והוא צריך עבור היעד הזה סכום כסף מסוים, הוא הולך לעבוד בקטיף בפרדס, לומד את העבודה וקם בבוקר בכוח כדי ללכת ולבצעה, חוסר תשוש בסופו של יום ורק מחכה לקבל את הצ’ק בסוף החודש, ככה מעביר 5 חודשים ובסופו של דבר רואה שמצליח להשלים את הפער של סכום הכסף שהיה חסר לו. בו ברגע הוא מרים טלפון למנהל העבודה ומודיע לו שמפסיק לעבוד – הכסף הניע אותו ולא השמירה על המשרה שלו.
 
אם כך, מסתבר כי שמירה על משרה תקינה ועבודה פרודוקטיבית ומוצלחת כשמאחוריה עומד אדם מצליח אינן תלויות במזל. המצליחן בעבודתו צריך להיות מוכשר בתחומו, אינטליגנט, בעל יכולת גבוהה לתקשר את מסריו ולקבל בהבנה ובסובלנות מסרים אחרים, לדעת לשלוט באנשים מסביבו ולהיות מסוגל לקבל שליטה מאחרים – אלה הם העובדים והמנהלים היצרניים המצליחים שבינינו, היות ויש להם את הכישרון לשמור על עבודתם ולבצע אותה בנינוחות על הצד הטוב ביותר, הם הבסיס של העבודה המוצלחת בעולמינו, הם דור העתיד שמורכב מהאנשים המצליחים.
 
בהצלחה לכולנו,
אלעד הדר, מנכ”ל
קבוצת Success ייעוץ עסקי
תוכנית עסקית

 
 
*המאמר נכתב בלשון זכר מטעמי נוחות בלבד ומיועד לשני המינים.
 
מזל טוב! את ובת דודה שלך או אתה ואחיך החלטתם לפתוח עסק ביחד! בטח יהיו את כל “הנשמות הטובות” שיגידו לכם: “איזו טעות” , “מה פתאום לעבוד ביחד?” , “לא מערבבים עסקים ומשפחה” , “זה מתכון למריבות, כעסים ופרידות” ועוד כיוצא באלה.. מה אני אגיד לכם, יש צדק בדבריהם, אולם אם עושים זאת נכון – אין שום בעיה להיות שותפים עסקיים ובני אותה משפחה.
 
אז איך זה עובד נכון? כמו במתמטיקה, גם בעסקים יש נוסחאות, ולהן עיקרי הדברים, על קצה המזלג :
 
1. הגדרת תפקידים – חובה על שני השותפים החדשים (בין אם הם בני משפחה ואם לאו) להגדיר את התפקיד שלהם אחד מול השני, ועדיף לעשות זאת בכתב. כל אחד מקבל הגדרת תפקיד על עצמו ומבסס אותה בהסכמה מול השותף, בן המשפחה שלו. לעסק אחד לא יכולים להיות שני מנכ”לים, כמו שלספינה יש רק רב-חובל אחד, אבל מאידך קיימת הגדרת התפקיד “מנכ”ל משותף”, בהנחה ששני השותפים הקימו את העסק ביחד מאפס ומקובל על שניהם ששניהם יהיו מנהלים, כאמור כל אחד בתחומו. לדוגמא, מנהל אחד אחראי על השיווק והעובדים, ומנהל שני אחראי על הרכש והספקים. אפשר גם אחרת, האחד אחראי על הלקוחות והשני אחראי על פס הייצור – הכול תלוי בסוג העסק ובהחלטה הראשונית ביותר שמקבלים שני השותפים העסקיים. אותו הדבר יהיה תקף בהחלט גם בין בעל ואישה שהחליטו לעבוד יחד. הגדרת תפקידים כתובה מראש, מונעת אי הבנות, חיכוכים וחוסר הסכמות בהמשך.
 
2. המשפחתיות נשארת בבית – נניח ומדובר בשני אחים, שנפגשו בשבת יחד עם שאר בני המשפחה המורחבת, נשותיהם והילדים. ובאותו מפגש משפחתי חל ויכוח בין הנשים של אותם אחים, דבר שהעכיר את האווירה, כשכל אח מצדד ברעייתו. למחרת, יום ראשון, האחים מגיעים לעבודה והעסקים ממשיכים כרגיל. העצבים, הטיעונים, הצדדים והכעסים – הכול נשאר בבית. בעבודה האחים הופכים להיות שני שותפים עסקיים. על אחת כמה וכמה, בני זוג. אם רבתם בבוקר לפני שהגעתם לעבודה, אסור לכם להתגרות או לכעוס או “לעשות פרצופים” זה לזו, היות והדבר לא היה קורה אם כל אחד מכם היה עובד במקום נפרד. לכן, עליכם להיות חזקים יותר מכל דבר שיסיח את תשומת לבכם ולנהוג “עסקים כרגיל”, כי הדבר האחרון שצריך להיפגע הוא מקור הפרנסה שלכם, ועל הדרך גם העובדים, הספקים והלקוחות. אל תתנו לאף אחד להרגיש אפילו טיפ-טיפת מתח באוויר. הדבר ישמש לרעתכם. והכי טוב: לא לריב בכלל. במקרה בו, אפילו אם אחד הילדים חלילה קצת מצונן, ונשאר בבית עם הסבתא, אל תטרידו את בן או בת הזוג שלכם בכך, כמו שלא הייתם עושים זאת עם הבוס או השותף במקום עבודה אחר.
 
3. העבודה לא באה הביתה – הצד השני של המטבע (שהצגתי בסעיף 2), תקף גם הוא! חיי המשפחה, הזוגיות, המשפחה המורחבת, באשר היא, אסור להם להיפגע מכך שאתם עובדים יחד. אם אתה עובד עם הבן שלך והיה לכם יום מעצבן ולא פרודוקטיבי בעבודה, אל תמשיכו לדון בכך על שולחן ארוחת הערב. ההפרדה חייבת להיות מושלמת וחד-משמעית, אחרת החיים ייראו כבלילה אחת של עבודה-עבודה-עבודה, קצת חיים, ושוב עבודה. דבר שיביא לשחיקה ויהווה בסיס לרצון להפריד דרכים משותפות.
 
4. פרסום עצמי – אחד הדברים החשובים הוא לבסס את ההסכמות ביניכם מול הקהל שבחוץ. והכוונה היא: לעובדים, ללקוחות, לספקים, ואפילו לבני המשפחה המשותפת שלכם. חשוב מאד שכולם יידעו מהי חלוקת התפקידים ביניכם ואיך הדברים פועלים. לדוגמא, אם אחת מנהלת את פס הייצור של מוצרי הקוסמטיקה הטבעיים והשנייה מנהלת את מערך השיווק וההפצה של המוצרים בחנויות – זה אומר שכל אחת עובדת עם קהל שונה והקהל הזה צריך להכיר את המנהלות ואת תחומי אחריותן במקרה זה. לכן, פרסמו את עצמכם אחד מול השני ולאחר מכן מול האנשים שאיתם תעבדו, מי בקשר שוטף והדוק ומי בתדירות נמוכה יותר, כי ישנה חשיבות רבה לכך שכל עובד, לקוח או ספק יידע עם מי עליו ליצור קשר בנושא מסוים מבלי להטריד את בעל התפקיד הלא-נכון, דברים שרק יכולים לסבך את העניינים ולגרום לכם להיכנס אחד לנעליו של השני, שיובילו לאי-סדר אחד גדול.
 
כמובן, ישנם עוד נתונים רבים בהקשר של בני אותה משפחה שעובדים יחד, אולם קצרה היריעה מלפרט כאן את כולם. השתמשו בתבונה בעיקרי הדברים הבסיסיים שהצגתי כאן ובטוחני שתצליחו לבסס את הקשר העסקי בצורה נכונה, מבלי לפגוע בקשר המשפחתי, שהיה ויהיה שם עוד לפני ואחרי העבודה.
 
בהצלחה רבה,
אלעד הדר, מנכ”ל
קבוצת Success ייעוץ עסקי
www.bizsuccess.co.il
 

 
יש  נטייה לחשוב שתוכנית עסקית  נועדה רק לעסקים חדשים, כשרוצים לבחון  רעיון או כשרוצים להציג אותו בפני משקיעים, זו טעות! תוכנית עסקית היא  כלי ניהולי יעיל מאד שכשמשתמשים בו בחוכמה הוא חוסך טעויות רבות, הוצאות מיותרות וזמן שהולך לאיבוד.
 
תוכנית עסקית פנים ארגונית היא אינה דבר שמתאים רק לחברות כמו “בזק” או “אינטל”, הוא גם מתאים לפלאפל דוד או ליקי מעדנים. עסק עובר שינויים בכל יום, עובד מתפטר או שהעסק מתרחב וצריך לגייס עובד חדש, לקוח גדול עומד להיכנס וצריך להיערך על מנת לספק לו הזמנות או שהעסק כל כך מצליח שרוצים לפתוח עוד סניף, כל אחד מאלה הוא שינוי פנים ארגוני שעל המנהל להיערך אליו ברמות שונות.
 
תוכנית עסקית פנים ארגונית מתחלקת לשני סוגים. האחת, תוכנית עסקית לשיפור עסקי והשניה, תוכנית עסקית אסטרטגית. כאשר בעל עסק מדבר על שינוי קל כגון החלפת תפקידים פנים ארגונית, הוא למעשה מדבר על תוכנית עסקית לשיפור עסקי, עליו לבחון מה ההשלכות של המהלך שהוא עומד לבצע, קידום עובד מתפקידו תיצור חור בתפקידו הקודם, על המנהל לבחון האם יש לו מישהו למלא את אותו החור, מה הנזקים שיכולים להיגרם כתוצאה מכך, האם התועלת גדולה מהנזק וכך הלאה, זהו תכנון עסקי ולמעשה זו העבודה הניהולית שמצופה ממנהל בכל גודל של עסק.
 
כמובן שבעסקים גדולים יש בעלי תפקידים למשרות ניהולית וההחלטות שבעסקים מסדר גודל כזה שונות מאשר בעסקים קטנים מאד, עם כוח אדם מצומצם.
 
למנהל צריכה להיות  היכולת לבחון מה תהיה ההשלכה של המהלך  שהוא עומד לבצע מה ישתפר מה יפגע או יכול להיפגע, האם זה הזמן הנכון לבצע את המהלך או שכדאי לחכות, כאשר החשוב מכל הוא האם המהלך שהוא עומד לבצע יתברר כהחלטה הטובה ביותר למשך הזמן הארוך ביותר או שמא מדובר בפתרון “פלסטר” שפותר בעיה נקודתית אך בטווח הארוך יצור בעיה גדולה יותר.
 
לפני מספר ימים פגשתי  במנהל רשת גדולה שתפס עובד בכיר שלו שמתפקד כמנהל חנות מזה שנים רבות מדיח עובד זוטר שלו להעביר במקומו את כרטיס הנוכחות שלו, הדבר התגלה  בעקבות חשד של המנכ”ל והתבוננות  קצרה במצלמות האבטחה חשפה שבלא מעט  ימים, למעשה בשליש מהחודש, העובד הזוטר מעביר את הכרטיס נוכחות של המנהל במקומו, גם כדי שהמנכ”ל לא יראה שהוא לא קם בזמן וגם כדי שהמשכורת שלו לא תפגע.
 
כמובן שמדובר בגניבה לכל דבר מכיסו של המעסיק וגרוע  מכך מדובר גם בהדחה של עובד אחר  בחנות לביצוע מעשה לא אתי, כמובן שכל אחד מאיתנו חושב לפטר ואף באופן מיידי!, אולם כעת אתן לכם מספר נתונים, יש כרגע חוסר במנהלים ואין מי שיחליף אותו, הרשת בדיוק פותחת עוד שני סניפים ומנהלי התפעול צריכים לאייש אותם כך שאפילו הם לא יכולים לספק גיבוי ואותו עובד הנו עובד נאמן של הרשת שתמיד מוכן לעבוד משמרות כפולות להישאר לספירות מלאי חודשיות, לגבות מנהלים אחרים כשהם נעדרים ויתרה מכך הוא מבין המוכרים הטובים ביותר ברשת מבין מאות עובדים, אם המנכ”ל מפטר אותו הוא למעשה יוצר בעיה אחרת באמצעות יצירת בעיה חדשה.
 
כשאנחנו עומדים מהצד אנחנו לא תמיד רואים את כל המשתנים  וכשאנחנו מעורבים בסיטואציה באופן  אישי אנחנו רואים אותה עוד פחות, ולכן למעשה בפעמים רבות אנחנו חייבים להיעזר בגורמים חיצוניים כדי לקבל החלטה נכונה, הגורם יכול להיות עובד בכיר בעסק שאיתו אפשר להתייעץ, שותף, יועץ עסקי או אפילו דף נייר שעליו המנהל רושם את ה”בעד” וה”נגד” וזאת כדי לבחון את כל המשתנים. אחד המרכיבים החשובים ביותר הוא מרכיב ההישרדות: עסק, אדם או זוגיות רוצים לשרוד לזמן הארוך ביותר, הישרדות מושגת פשוט מקבלת יותר החלטות ומעשים נכונים מאשר החלטות לא נכונות ולא השרדותיות, כמובן שאין כאן משקל לכמות אלא רק ל”איכות” כל בר דעת יודע שדיי בהחלטה אחת לא נכונה כדי למוטט עסק או זוגיות מוצלחת.
 
אחד המרכיבים שלא  תוארו קודם בדוגמא והוא חשוב מאד  הוא מרכיב הזמן, מה יקרה עם אותו עובד במידה ויקבל נזיפה וימשיך את עבודתו בחברה, האם אופיו השתנה, הרי לא היה מדובר במעידה חד פעמית ואפילו היה כאן מהלך מתוכנן שהדיח אנשים נוספים לדבר עבירה, יתרה מכך הדבר אינו שמור בסוד שכן לפחות עוד עובד אחד ידע על כך בוודאות, אך למנכ”ל לא ידוע אם עובדים אחרים שעבדו תחת אותו מנהל וכיום עובדים בסניפים אחרים לא עשו דברים דומים, אולי אותו עובד אף דיבר עם מנהלים אחרים וסיפר להם על הפתרון שלו להאנג אובר וליקיצה מאוחרת.
 
ומה לגבי התדמית של המנכ”ל, תארו לכם איזה נזק יכול להיגרם ברשת כולה אם העובדים ידעו שעל עבירה  כל כך חמורה המנכ”ל הבליג ונתן לאותו עובד להמשיך אז מה המסר שהוא מעביר  לצוות שאפשר לגנוב, להיתפס ועדיין להמשיך לעבוד ברשת???
 
על מנהל לקבל אין ספור החלטות ביום, חלקן הרות גורל וחלקן כדרך של שגרה אך המכנה המשותף הוא שכולן צריכות להיות החלטות הישרדותיות, כולן צריכות להטיב עם המצב ועל ההטבה במצב להימדד על פני תקופה ולא על בסיס רגעי.
 
תוכנית עסקית פנים ארגונית היא מהלך מסודר ומאורגן  שנועד לתת למנהל כלים מדוייקים לבחון את כלל המשתנים, התוצאות  האפשריות וההשלכות שלהן. אל תקבלו החלטות מבלי לבחון אותן עם עוד גורם או לפחות להתייעץ איתו, אני באופן אישי מזמין עובד שלי כשאני צריך לקבל כזו החלטה ופשוט מדבר איתו על המהלך, עצם הדו שיח גורם לי להגיע לפתרון הנכון, גם אם למי שאני מתייעץ איתו כלל אין ידע בתחום שעליו אני מתייעץ איתו, שכן דיי בשאלות של האדם השני כדי שאדע לאן להסתכל ואיזה נתונים עלי לבחון. יש עובדים שצוחקים עלי שהם רק יושבים שם כדי שאוכל לנהל דו-שיח עם עצמי, כמובן שזו לא המטרה אבל אנחנו חיים בעולם דו קוטבי, צריך פלוס ומינוס כדי ליצור זרם חשמלי ומסתבר שזה בדיוק כך גם עם החלטות.
 
שיהיה רק בהצלחה,
 
אלעד הדר, מנכ”ל
קבוצת success ייעוץ עסקי

 
 
לכל עסק יש נכסים שעלו לו הרבה, ואני מדבר על הרבה כסף. כמו למשל, משרד או מפעל (בקביעות או בשכירות, זה עדיין עולה), מכונות, מחשבים, צי רכבים, ציוד חשמלי וכיוצא באלה, השקעה שהיא נכס וכעת משמשת לטובת ולמטרת העסק, יצרנית ובעיקר מקיימת את העסק.
 
כשמחשב מקרטע אז מחליפים בחדש על מנת לשפר ולקדם תהליכים. כשיוצא דגם חדש של מכונה לשוק, אז מיד מחליפים לחדש יותר, כדי להתייעל ולהיות צעד קדימה לפני כולם.
אולם, ישנו משאב יקר מאד, נכס שברגע ששמים עליו את היד – לא רוצים לעזוב ולא להחליף לדגם משופר יותר – וכאן אני מדבר על כוח אדם!
 
כשיש כוח אדם איכותי, יצרני ויעיל – אז העסק פורח, ואיתו גם היעדים והמטרות. אבל האם כבעלי עסק חשבתם פעם מה וכמה אתם משקיעים בנכס היקר הזה? (ולא.. לא מדובר על משכורת כתמורה).
השקעה בצוות העובדים – מעבר לצ’ופרים, בונוסים, תלושי שי וטיולים משותפים, כוללת בתוכה גם הדרכות לצוות.
 
הדרכות לצוות העובדים ניתן לתת בכל תחום, הנפוץ והמקובל ביותר הוא הדרכה לאנשי מכירות: רעיונות, זווית ראייה, אסכולות שונות, תיאוריות חדשות, טריקים ובכלל רענון תמיד טוב בתחום הזה, גם למוכרים הטובים ביותר. ובכל עסק הרי מוכרים משהו.. אז תמיד שולחים את צוות השיווק והמכירות להדרכה כלשהי. אולם מה עם שאר הצוות?
 
הדרכות לצוות יכולות להיות במגוון תחומים, לדוגמא:
 
1. הדרכה בנושא תקשורת – כל עובדי העסק ולא רק המוכרנים מתקשרים עם מישהו, בינם לבין עצמם, עם לקוחות, עם ספקים, עם המנהלים. כמעט תמיד תתקיים שם תקשורת מסוג כלשהו. האם כולם ידועים לתקשר כמו שצריך, מתמודדים בנוחות בתוך סיטואציות מסוימות, שאולי לא כל כך נעימות, או עם לקוחות שמערימים בעיות בכל מיני תחומים, או ספקים, או בוס בעל תכונות מסוימות. סדנת תקשורת לצוות יכולה לתרום להם באופן אישי, וגם בינם לבין עצמם והחוצה, להפוך לנינוחים יותר, לדעת להתמודד בקלות עם מצבים לא קלים ו”לצאת” מהם על הצד הטוב ביותר.
 
2. הדרכה בנושא עבודת צוות – כל עובד הוא חלק מהמכונה שנקראת עסק, כולם רוצים לעבוד בשיתוף בכיף אבל לא תמיד זה קורה בכל עסק גדול יש את העובדים של מסתדרים ואת אלו שהם חברים גם אחרי שעות העבודה אך מה לעשות שכדי שעסק יעבוד טוב צריך לדעת כמו במשפחה לנסות להסתדר עם כולם אחרת זה פוגע בתפקוד היום יומי, לא מעט סדנאות יוכלו לשקם את הקשר ועבודת הצוות בין העובדים שלכם.
 
3. הדרכה בנושא אחריות – אחריות זו מילה גסה עבור הרבה מהאנשים אך הפאן שאני פונה אליו בנושא זה הוא החלק שבו מראים לעובדים שגם הם יכולים להשפיע על העסק, יש סדנאות שיגרמו לעובדים לחבוש את כובע המנהלים ויוכלו הלכה למעשה ליצור שינויים כלל ארגוניים, ובכך גרמנו לאותו עובד את התחושה שיש לו מה לתרום לעסק, והאמת היא, שבתור מנהל של מספר חברות אני יכול להגיד לכם שאת תחושת השייכות שזה גורם לעובד לאחר מכן, אי אפשר למדוד בכסף. מאד חשוב להדגיש כי על המנהל כמובן, לעשות שימוש בהצעות המוצלחות שעלו בהדרכה זו להפוך אותן למפורסמות ואף לציין מי העובד שהעלה אותן זה גם יגרום לעובדים האחרים לתחושת שגם הם היו רוצים להיות במקומו וכך פתאום כל העובדים ייקחו יותר אחריות על האזור שלהם ויתחילו להעלות רעיונות ולא רק בהדרכות.
 
4. הדרכה ליעילות בעבודה – יש כלים בסיסים רבים שיכולים לייעל את העבודה אצלכם בארגון בעשרות אחוזים. כלים כגון: הקפדה על כך שתקשורות יעשו בכתב, הקפדה על כך שעל כל פעולה שבוצעה תאושר למוציא ההוראה כי היא אכן בוצעה, ועוד ועוד. הדוגמאות הן רבות, כלים בסיסים אלה ישפרו וייעלו את התפוקה של העובדים ושל הארגון מה שיגרום לכולם להרגיש טוב יותר עם עצמם, כל אחד אוהב להרגיש יצרני.
 
5. שחיקה בעבודה – כמנהלים אתם שמים לעצמכם משחקים חדשים כל יום מחדש, לתפוס לקוח חדש, למפתח מוצר חדש, לנסות שיטת שיווק חדשה, אבל חשבתם לרגע מה קורה עם העובדים שלכם? מה המשחק שלהם? חלקם עושים את אותן הפעולות עשרות או מאות פעמים ביום שוב ושוב, למדו אותם כיצד הם יכולים לייצר עם עצמם משחקים באזור שלהם, זה יכול להיות תחרות עם פרס בין שלושה עובדי ייצור או תחרות קבוצתית שהפרס הוא מסעדה לכל המחלקה, למשל. הרעיון הוא שצריך ללמד את העובדים לקחת חלק במשחק ולהיכנס לרוח המשחק, סדנאות רבות ילמדו את העובדים שלכם איך להיכנס לרוח המשחק בעצמם, איך ליצור משחקים חיוביים בחיים ובעבודה, ודעו שעובד שמח תמיד ייצר יותר ויפריע הרבה פחות לסובבים אותו.
 
6. הדרכות מחשבים ותוכנות מחשב – מחשבים הם כלי העבודה של העולם המודרני, כמעט כל העובדים משתמשים בכלי זה, האם חוץ מההדרכה שלך או של העובד שמילא את מקומו של העובד קודם לכן קיבל העובד שלך הדרכה על המחשב? אני לא מדבר רק על הדרכה על תוכנת הנהלת חשבונות או על תוכנת ייצור כזו או אחרת, חלק גדול מהעובדים עובד על WINDOWS ומשתמש ב- OFFICE על חלקיו השונים, האם הם פעם קיבלו הדרכה בנושא זה? דע כי הדרכה אישית או קבוצתית תשפר מיידית את זמני העבודה והתפוקה תעלה מייד. גם אם השיפור יהיה 10 דקות בכל יום, מדובר ברווח של כמעט ארבע שעות עבודה בכל חודש ולמעשה מדובר ברווח של שבוע עבודה בשנה, הכפל את זה כפול מספר העובדים וראה כמה תוכל להרוויח. דוגמא מצחיקה שאני רואה פעמים רבות היא עובדים שמכווצים את המסכים שלהם עם העכבר אחד אחרי השני כל פעם שהם מחפשים משהו על שולחן העבודה, הידעת שמקש WINDOWS (זה שנמצא בין CTRL למקש ALT) + D יכווץ את כל המסכים בלחיצה אחת?
רעיונות רבים יכולים להוות קרקע פורייה להדרכה לצוות העובדים שלך, אם השגת צוות מאושר וחיוני בעקבות הדרכה מסוימת, גם אם הייתה בתחום האישי, הרווחת אנשים יצרניים יותר, כי מורל גבוה שווה לתפוקה גבוהה, זה מגיע ביחס ישר אחד אל השני.
 
זה נכון שהשקעה בכוח אדם, בהדרכות ובהעלאת המוטיבציה בכל דרך, עולה כסף. אולם הכסף המושקע הזה יניב בהמשך כסף גדול יותר, בדמות עובדים שאוהבים את העבודה שלהם, שהם באמת במקום הנכון והם לא חולמים בהקיץ, אלא עובדים ומייצרים עסק פועל ומרוויח, כי הם שם כדי לעבוד לשם העשייה ולא לשם הכסף בלבד ואחרינו המבול..
 
בעל עסק שמחליט לא להשקיע בכוח אדם שלו, מחליט למעשה לבזבז את הונו. היות והעולם משתנה, המדע מושך אל הקדמה בתחומים רבים, העולם המערבי הולך ומתפתח כל יום, ואל לנו לדרוך במקום אם אנחנו רוצים לצעוד יחד איתו קדימה. וכמו שיוצאת מכונה חדישה, אנו מחליפים את הקודמת, איש לא יבטיח לנו שאם נזרוק את כוח האדם הנוכחי נקבל כוח אדם משופר יותר. אם יש לנו נכס בידיים, כוח אדם בעל יכולות כמובן (והכוונה כאן היא לא להישאר עם כל עובד ששכרת מעכשיו ולנצח, גם אם הוא לא טוב עבורנו, ולא להתפשר על בינוניות), אז הרעיון הוא לשפר ולייעל אותו כמה שאפשר, האדם הוא לא מכונה שעובדת, הוא לומד ומתפתח ומתקדם יחד עם הטכנולוגיה ויחד עם שינויי הזמן – לכן כדאי מאד להשקיע, להדריך ולטפח את הנכסים ששכרת לעבוד אצלך, בדיוק כמו שאתם מנקים ומטפחים את המשרד בו אתם יושבים.
 
והייתי רוצה לסיים בציטוט מאת רוס פרו : “כשאני בונה צוות, אני קודם כל מחפש אנשים שאוהבים לנצח. אם אין כאלה, אני מחפש אנשים ששונאים להפסיד”.
ותחשבו על זה כשאתם חושבים על צוות העובדים שלכם.
 
בהצלחה,
אלעד הדר, מנכ”ל
קבוצת Success ייעוץ עסקי
www.tosuccess.co.il
03-5615200

 
בתחילת הקריירה  שלי ייעצתי למשרד רואה חשבון מאד  גדול שלא הבין למה הוא לא מצליח  לצמוח, הוא הרגיש שכאילו ויש משהו שעוצר את כניסת הלקוחות החדשים, הוא אף ציין שלקוחות שמגיעים אליו למשרד לפגישת הכרות לרוב לא חוזרים ולא מציינים מדוע, הפגישות תמיד טובות והוא הראה מקצועיות אך לא הצליח  לאתר מה הסיבה. כשביצעתי את החקירה העסקית בעסק שלו התחקיתי אחר כל הפעולות החל משלב הפניה הנכנסת ועד שלב שיחת המעקב, לא הייתי צריך להיות חוקר מנוסה כדי לראות את מה שהיה ברור וגלוי לכולם בדיוק כמו משקפיים על ראשו של אדם שמחפש אותם. בקבלה הועסק גרגמל
 
בכבודו ובעצמו, אשה ערירית שנראה שלא חייכה לעולם, כועסת על כל העולם, בת 52 רווקה ללא ילדים, ללא שום השכלה שאף אחד לא הסתדר איתה במשרד.
 
פניתי לבעלים של המשרד  ושאלתי אותו בעדינות אם הוא מודע שהוא מעסיק כפקידה מישהיא שהיא בלשון  המעטה לא שירותית… הוא צחק ואז הוא אמר לי: למי אתה מתכוון? ל”סטאלין”?, אפילו אני מפחד ממנה, לא ראית שאף פעם לא ביקשתי שתגיש לנו שתייה..” אז לא יכולתי להתאפק ולשאול אז אם זה המצב למה אתה לא מפטר אותה, המנהל ענה לי: “תראה היא התחילה לעבוד אצלי כנערה אחרי צבא ומאז היא אצלי, היא לא היתה טובה כמנהלת חשבונות וכאב לי הלב לפטר אותה כי היא לא תמצא שום עבודה אחרת ולכן השארתי אותה אצלי והתפקיד היחיד שלא הצריך שום הכשרה הוא הפקידה של המשרד”.
 
הוספתי ואמרתי לו שאני מעריץ אותו על הפילונטרופיות ושכל הכבוד לו על ההתחשבות בה אבל אם לעזור למה להזיק לעצמו תוך כדי, המנהל הופתע מהשאלה ושאל למה התכוונתי, כמו כל ישראלי טוב עניתי לו בשאלה, שאלתי אותו האם לדעתו היא טובה במענה טלפוני והוא ענה שאין לו סבלנות ובאמת לקוחות מתלוננים שהיא לא נחמדה ו”קצרה” אתם בטלפון, שאלתי אותו איך היא מארחת את הלקוחות והוא אמר לי: “האמת שאני מנסה שיהיה כמה שפחות מגע איתה אז אני קם לקבל את האורחים מכניס אותם לחדר ובדרך מציע להם קפה ומכין יחד איתם”, הקשיתי עליו ושאלתי אותו מה קורה אם אורח רוצה עוד כוס מים תוך כדי הפגישה והוא ענה שהוא מבקש את זה מאחת ממנהלות החשבונות כי לא נעים לו לבקש ממנה כי היא עושה פרצופים כשמבקשים ממנה…
 
בגלל שלא רצינו  לפטר אותה כי באמת כואב הלב, השינוי הנחוץ היה פשוט, למצוא לה תפקיד שיענה על ההגדרות הבאות, עובדת לבד, לא באה במגע עם קהל ומינימום הכשרה. התפקיד נמצא במהרה, העברנו אותה למחלקת התיוקים של המשרד וברוך השם במשרד רו”ח לא חסרים תיוקים. לקבלה גייסנו עובדת צעירה וחייכנית שהוגדר לה מראש שתידרש להיות נחמדה ושירותית לכל לקוח שמגיע למשרד וכמובן שגם ללקוחות הקיימים. כל הצדדים היו מרוצים והפלא ופלא פתאום גם אחוז הפגישות שנסגרו לשירות החלה לעלות.
 
פקידת קבלה הוא אחר  התפקידים החשובים ביותר ואחד הפחות  מוערכים בכל משרד מאחר וזו רק “פקידת  קבלה” אלו למעשה הפנים של המשרד  היא הרושם הראשוני שאתם יוצרים על לקוח שמתקשר או מגיע למשרד, בעשר השניות שהוא פוגש אותה הוא כבר יחליט באופן  לא מודע מה הדעה שלו על המשרד כולו. פקידה שעונה בחוסר סבלנות, אי נכונות לעזור, כזו שמציגה רק בעיות כגון, הוא לא נמצא עכשיו, הוא בפגישה, תמתין  סתם אחת כזו ששמה אותך על המתנה  מבלי לבקש ממך סליחה לפני כן גורמת  נזק בלתי הפיך לתדמית של המשרד.
 
פקידת קבלה מיומנת היא  שגריר של העסק, היא יכולה לצור רושם מנצח באמצעות החיוך שלה בכך  שאם הבוס בפגישה היא תתנצל ותוסיף כי תשמח לקחת את פרטיך ולקשר לך אותו מייד בסיום הפגישה, היא כזו שאם  הלקוח הגיע והבוס עדיין בפגישה היא תצחקק עם הלקוח ותנעים את זמן  המתנתו או לפחות תציע לו שתיה חמה  או קרה ומדי מספר דקות תעדכן אותו על הצפי לסיום הפגישה ולו בכדי לתת  ללקוח תחושה שמיד יטפלו בו.
 
פקידת קבלה צריכה  לשדר מקצועיות, היא צריכה להתלבש בלבוש ראוי למשרד אותו היא מייצגת, לא היינו רוצים לצעוד למשרד  עו”ד מהוקצע למשעי ולפגוש פקידת קבלה לובש גופיית סבא, שיער שחלקו צבוע בוורד ונזם באף וזה כלל לא משנה שבשעות הערב היא סולנית להקת רוק מתחילה.
 
מקצועיות היא עניין  של מהירות, לקוח מרגיש שהוא התחיל  לקבל טיפול מהרגע שפנו אליו, גם אם הפקידה נמצאת בשיחת טלפון עדיין  אפשר להבליח חיוך והנהון בראש לעבר האורח  שנכנס ולו בכדי שירגיש שהתחיל לקבל שירות. אותי אין דבר יותר מעצבן  מלהתקשר לבית עסק ועוד לפני שהצלחתי  להסביר את מי אני מחפש או מה אני צריך אני שומע מלמול בסגנון “תמתין  אני בשיחה” ומייד אני מועבר  לצליל המתנה מעצבן, אולי היתה לי שאלה של 5 שניות, אולי בזמן הזה היא כבר  יכלה להעביר אותי לאדם שחיפשתי, תארו לכם  שאני לקוח חדש שרוצה לקבל הצעת מחיר, יש סבירות גבוהה שבשלב זה הייתי מנתק תוך כדי מחשבה שכך יראה גם השירות.
 
המלצה אחרונה לפני סיום, אם אתם מצפים מהפקידה שתארח  את האורחים שלכם, תציע להם קפה  ואולי גם עוגיות, אל תחכו להפתיע אותה עם דרישות אלו לאחר שהתקבלה לעבודה, כדאי שתבהירו זאת מיד בראיון העבודה כי חמיצות הפנים בזמן הגשת הקפה עומד ביחס ישיר להעלמת נתון זה בשלב ראיון העבודה תוך כדי הבטחות קידום כאלו ואחרות. אל תמכרו לעולם לאף עובד את התפקיד, הוא אמור לדעת בדיוק מה הוא הולך לעשות ובמיוחד תדגישו את החלקים של העבודה שלא אוהבים לעשות, כי אם הוא לא ברח מהראיון סביר להניח שיעשה גם את שאר הדברים בצורה מדהימה ועם חיוך.
בהצלחה בראיון הבא  ואל תשכחו שפקידת הקבלה היא  “שלט הפרסומת” שרואים אותו הכי הרבה לקוחות קיימים וחדשים, אם השלט כבר לא מאיר פנים דאגו להחליף אותו בכזה שמייצר לקוחות ולא בכזה שמבריח אותם.
 
בהצלחה,
אלעד הדר, מנכ”ל  קבוצת Success

 
נכון או לא נכון? האם יש מנהלים טובים?
 
כמו כל דבר בחיים ניתן להסתכל על נקודה זו משני הכיוונים והפעם מנהלים יקרים באצבע עומדת להיות מופנה אליכם ואני לא מתכוון לדבר אתכם האם גייסתם מלכתחילה את האדם הנכון או לא, אני עומדת לבדוק אתכם שתי נקודות בסיסיות.
 
כשהקמתם את העסק הייתה לכם מטרה, היה ברור לכם מה אתם רוצים לעשות ולמעשה כך התחלתם לתפור את הדרך לשם, כשאתם יוצאים לטיול אתם ראשית מגדירים את היעד אליו תרצו להגיע ורק אז אתם מניעים את הרכב, בימינו אף אחד לא מניע את הרכב לפני שהוא מכניס את הנ”צ ב GPS שלו.
האם לעובד שזה עתה התחיל לעבוד אצלכם הוגדרה מה מטרת תפקידו?
 
חוסר שביעות רצון מכוח אדם, פעמים רבות, נובע מניהול לא נכון של כוח האדם ולא מאיכות ירודה של כוח האדם שגויס. מנהלים רבים לא יודעים להגדיר את מטרת תפקידם של העובדים שלהם, האם תפקידו של איש מכירות הוא למכור? האם תפקידה של פקידה היא לענות לטלפונים? האם תפקידה של מנהלת חשבונות הוא גביה של חובות?
 
הגדרות בסיסיות אלו הן הסיבה לכישלון יחסי של האדם בתפקידו ולחוסר שביעות הרצון שלנו כמעסיקים. כל מנהל יכעס על איש המכירות שלו אם זה ימכור ובכל עסקה ייתן את ההנחה המקסימאלית שמותרת לו, אך אל למנהל לכעוס עליו, שכן הוגדר למוכרן לבצע מקסימום מכירות ולא דובר איתו כלל על שמירה על רווחיות או על אחוז הנחות ממוצע ביחס למחזור המכירות שלו. בסך הכול הוגדר לו יעד חלקי ולא שלם ולכן הוא משיג את התוצר, אך לא את זה שהמנהל שלו התכוון אליו.
 
פקידה שעונה לכל השיחות בצורה נמרצת ומעבירה את כל השיחות פנימה אל הארגון ואל המנכ”ל ממוטטת את קווי התקשורת הפנימיים של הארגון מאחר והוגדר לה להיות מאד יעילה ולענות לכל השיחות אך לעולם לא הוגדר לה שמצפים ממנה להיות גם זו שמנסה לפתור את הבעיה ולא מיד להעביר את השיחה.
מנהלת חשבונות שמבצעת גביית חובות פתוחים מלקוחות, אך לא מתייחסת למועד הפירעון תגרום לארגון לפשוט רגל, וזאת רק בגלל שלא הגדירו לה שלתשלום אין את אותו ערך אם הוא מגיע לא לפי מועד התשלום עליו התחייב הלקוח.
 
כל המקרים פשוטים לפתרון, אך הטעות הייתה מיד בתחילת שרשרת הפיקוד. לא הוגדרה מטרת התפקיד או שהיא הוגדרה חלקית, שאלו את העובדים שלכם מה מטרת תפקידם ותופתעו לגלות שחלקם חושבים שתפקידם להגיע בזמן ולהעדר כמה שפחות והאחרים יגדירו מטרה שאינה זהה לזו שלכם.
 
הגדירו מטרה לכל תפקיד ודאגו להעבירה בצורה ברורה לכל אחד מהעובדים, עצם ידיעת המטרה כבר תשפר את תפקודם של העובדים ושביעות הרצון שלכם מהם, דעו כי כל עובד ישמח לעשות את תפקידו על הצד הטוב ביותר ולזכות באהדתכם ודברי השבח שלכם.
 
החלק השני הוא העדר מדיניות לגבי התפקיד. בדיוק כמו שלמדתם תאוריה לפני שהוצאתם רישיון נהיגה, כדאי לדעת מהם החוקים אודות התפקיד שנקרא נהיגה ברכב. כך, עובד צריך לדעת מהם החוקים בנוגע למילוי תפקידו ואיני מדבר על שעות עבודה או זמן שנדרש ממנו להודיע מראש על לקיחת ימי חופש.
 
מדיניות היא דרך פעולה של תפקיד שגובשה על ידי ההנהלה, לרוב לאחר ניסיון ממשי, מדיניות היא הכללים או החוקים לגבי אותו תפקיד, בדיוק כפי שה GPS שהוגדרה בו המטרה יכול לגרום לכם לנסוע במספר כיוונים. גם לביצוע תפקיד קיימות מספר דרכים לבצעו, אם לא הגדרתם בכתב לעובד שלכם איך לפעול במקרים מסוימים, איך בכלל ניתן לכעוס עליו על ביצוע לא נכון או לא לשביעות רצוננו.
 
מדיניות צריכה להיות כתובה וברורה לכל האנשים באותו תפקיד. הסיבה להיותה כתובה היא מכמה סיבות: אף פעם לא יוכלו להגיד לכם “לא הבנתי את זה ככה”, “לא אמרת לי”, “לא ידעתי” וכדומה, סיבה נוספת היא, שבטח שמתם לב שעובדים מתחלפים ולא נשארים אתכם לכל החיים, אתם לא צריכים לחכות שהעובד יעשה טעות כדי ללמד אותו מה הדרך הנכונה לבצע את תפקידו, כל מה שאתם צריכים הוא מדיניות ברורה שאותה לומד העובד מיד בתחילת תפקידו.
 
לדוגמא פשוטה ניקח את אותו איש מכירות שאף פעם לא הוגדרה לו מדיניות הנחות ללקוחות החברה, ובכל פעם שהוא נתקל בהתנגדות ובבקשת הנחה הוא פונה למנהל שלו, מעמיס עליו תקשורות נוספות לאלו שגם כך יש לו, ומתחיל לספר לו את פרטי העסקה כדי לדעת איזו הנחה יוכל לתת ללקוח. אגב, הלקוחות לומדים את הטריק מהר מאד ולעולם לא קונים מאיש המכירות בלי לדבר קודם עם “הבוס שלו” כי זו שיחה שחוסכת כסף, בכל פעם שהם לא הסכימו למחיר, איש המכירות הפך להיות הסנגור שלהם אל מול בעל החברה והסביר עבורם יפה מאד לבוס מדוע מגיע להם הנחה, הבוס שעמוס גם כך לרוב מעוניין להתנער מהמטרד כמה או סתם רוצה להיות נחמד ולכן משחרר 5% – 10% הנחה ושני הצדדים מרוצים, הבעיה היא שהצדדים הם איש המכירות והלקוח ולא המנהל וכל זה קרה רק כי לעולם לא הוגדרה מדיניות ברורה בנושא.
 
גם אם אין לכם עובדים חדשים, כתבו מכתבי מדיניות במקום לתקן בעל פה את העובדים שלכם ואט אט תראו שכמות מכתבי המדיניות תתגבש לספר נהלים שעל פיו מתנהלת החברה שלכם. יתרה מכך, אני ממליץ על זמן קבוע ביומן בו תקדישו זמן לכתיבת נהלים, הקדישו שעתיים בשבוע לעבודה זו ותראו תוך זמן קצר איך מתפנה לכם עוד ועוד זמן מהיומן שכן כמות השאלות והבעיות שתצטרכו לטפל בהם תרד משמעותית.
 
אז לפני שאתם ממהרים להתלונן שאין כוח אדם איכותי תבדקו אם אתם מנהלים אותו כמו שצריך.
 
אין לי ספק שגם מכוח האדם הקיים תוכלו לקבל תוצאות טובות יותר רק באמצעות יישום שני הכללים הללו.
 
בהצלחה
אלעד הדר,
מנכ”ל קבוצת success ייעוץ עסקי