עסק מרוויח לא נוצר מעצמו
אם אני אומר לך שאני רוצה להגדיל את ההכנסות מה מיד עולה לך בראש?
עוד אנשי שיווק, אולי עוד אנשי מכירות, להוסיף אנשי טלמרקטינג, שיווק באינטרנט, פרסום בעיתונים, לחלק פליירים – אז זהו, שלא!
אחד הנתונים הכוזבים הגדולים ביותר הוא שכדי להגדיל את העסק צריך עוד כוח אדם וכדי שיהיה אפשר לשלם לו צריך מחזור גדול יותר מה שאומר עוד שיווק ועוד הוצאות, מדובר במחזור בלתי פוסק של ריצה סביב הזנב ולכן אנחנו רואים סביבנו כל כך הרבה עסקים שגדלים ונופלים, הם פשוט מבצעים את הטעות הקלאסית ביותר לגדול מבלי לארגן בצורה נכונה.
כדי שעסק יוכל להרוויח ולגדול הוא חייב להיות מאורגן. ארגון הוא מילה גדולה ומפוצצת, אך למעשה תקפה גם לעסק של אדם אחד, אל תחשבו שאם אתם עובדים לבד או בעסק קטן אתם לא צריכים לדעת את המרכיבים של ארגון. בפועל, הסיבה שבעלי עסקים אשר נשארים עסק של אדם אחד וכל הזמן עמוסים – היא רק בגלל שהם לא מאורגנים ולא בגלל שאין להם מספיק לקוחות או כסף.
בשבוע שעבר פגשתי את שלמה, הוא עובד 30 שנה בהתקנת מרכזיות, הוא מנהל עסק של 3 עובדים, פקידה, ושני טכנאים, גם הוא עובד בפועל בשטח. שגרת היום שלו היא להגיע למשרד, לענות לתקשורות שחיכו לו מלקוחות, להוציא צוות אחד לשטח ולהגיד לפקידה ממי לגבות את הכסף כדי להרגיע את הבנק ואז הוא יוצא ליום העבודה שלו בשטח. במהלך היום הטלפון שלו לא מפסיק לצלצל מלקוחות שרוצים שירות, לקוחות שקיבלו שירות והתקלה לא סודרה לשביעות רצונם ובעיקר משאלות של הטכנאים שבשטח לגבי עניינים טכניים, אחרי הכל הוא בר הסמכא בעסק.
שלמה נשחק במשך 30 מאחר וכך נראה יום העבודה שלו פחות או יותר במשך כל ה-30 שנה האחרונות, מדי פעם שלמה ניסה לגייס סוכן שיווק אך נאלץ לפטר אותו אחרי שזה לא מכר כלום במשך חודשים ארוכים. גם היה לו ניסיון להביא מנהל עבודה במקומו, אך נפח העבודה לא הצדיק משכורת נוספת של מנהל עבודה, שלמה ניסה לפתור את זה באמצעות עוד שיווק ופרסום אך הפניות שהגיעו לא טופלו בצורה מושלמת, כי לא היה מנהל שיווק ובסופו של דבר ההוצאה היתה כבדה מדי והוא נאלץ להפסיק לשווק.
אם התרחיש הזה נשמע לכם דומה או מזכיר לכם את עצמכם או חבר עצמאי שלכם, דעו שאתם לא לבד, אחוז ניכר מהעסקים שמגיעים אלי שבויים במעגל הכישוף הזה ולא יוצאים ממנו.
הפתרון הוא ארגון, הבעיה של שלמה היא שהוא לעולם לא ארגן את העסק, שלמה לא מודע לתפקידים שחסרים לו בארגון שלו ולכן יש לו “חורים בדלי”, אותם חורים הם אלו שגורמים לו להתאמץ למלא את הדלי ובסוף להישאר עם טיפות בודדות של מים שלא יכולות לממן את המשך הזרימה.
ארגון פירושו לדעת מהם התפקידים שהכרחיים בעסק, הגדרת אדם שיבצע אותם ולוח זמנים ותוצרים מוגדרים שנדרשים מכל תפקיד. גם אדם אחד יכול למלא את כל התפקידים בארגון, כל שהוא נחוץ הוא להגדיר לעצמו חלוקה נכונה של הזמן לכל תפקיד בעסק. ברגע שמנהל מוציא לפועל את הפעילות בכל תפקיד בעסק – העסק יצמח וירוויח.
כדי לעזור לכם לארגן כבר מחר את העסק שלכם בצורה טובה, אתן לכם מספר טיפים:
1. בדקו שאתם מקדישים זמן לשיווק לקהל הקיים ולא רק לקהל החדש. טעות נפוצה היא לחשוב שכדי להגדיל הכנסות צריך להביא עוד לקוחות, למעשה רוב ההכנסות של עסק מגיעות מהקהל הקיים שלו, זה שחוזר ורוכש שירותים ושלא עלה הון תועפות, לגרום לו לעשות עסקה. ברוב המקרים עלויות השיווק להביא לקוח חדש לא מכסות את עצמן עד שהלקוח לא חוזר לרכוש שירות, חלקו את הזמן והמשאבים לפחות בצורה שווה בין המחלקות.
2. זכרו להקציב זמן לתשומת לב ללקוחות שמקבלים שירות. לפעמים, אנחנו שוכחים להתייחס לאלו שכבר קנו מאיתנו, ידענו לחזר אחריהם שיקנו ועכשיו הם לקוחות, קצת שכחנו אותם. הגדירו זמן קבוע ביומן בו אתם מתקשרים סתם כדי לשאול מה שלום הלקוח, לא תאמינו כמה עסקאות זה יוצר.
3. הקדישו זמן לאסטרטגיה בעסק שלכם. זכרו שאף אחד חוץ מכם לא יחשוב על שינויים שצריך או כדאי לעשות, זה תפקידכם כמנהלים.
4. הכניסו עובדים חדשים לתפקיד בצורה מסודרת. אל תזרקו אותם למים, אחרת זה יעלה לכם הרבה כסף ובסוף תאלצו לפטר אותם. הכשירו אותם ורצוי בצורה כתובה זה הרבה יותר יעיל, ובמקרה והעובד עוזב לעובד הבא כבר יש ממה להתחיל.
5. בנו שיטת מעקב בו תראו שכל עובד באמת מכניס לכם את מה שהוא עולה. אתרו עובדים לא מועילים, הכשירו אותם והקציבו להם מכסה וזמן לייצור שאם הם לא יעמדו בכך, פשוט החליפו אותם.
6. כמנהלים תמיד תשאפו לעבוד לפי רצף שבו אתם מבצעים תפקיד בצורה טובה. כותבים את התפקיד ומעבירים אותו לעובד שימשיך אותו במקומכם בדיוק כפי שאתם ביצעתם אותו, ככל שתעניקו לו הכשרה טובה יותר כך תוכלו להתנתק מאותו איזור מהר יותר. כל תפקיד שנשאר אצלכם הוא משקולת שמונעת מכם לקדם את העסק!
7. ערכו רשימה של כל התפקידים שנחוצים לקיום תקין של העסק שלכם.
8. הגדירו לכל תפקיד אדם שמבצע אותו ואם אתם עובדים לבד, דלגו לסעיף הבא.
9. הגדירו לכל תפקיד זמן בו התפקיד מתבצע.
10. הגדירו כמות תוצרים שנחוצה מאותו תפקיד.
הצעדים שלעיל הם פעולות פשוטות שלרוב לא מתקיימות ולכן הדגשתי אותן, כמובן שארגון הוא תחום רחב הרבה יותר, בואו נתחיל מביצוע הפעולות הפשוטות הללו והאמינו לי שכבר תראו שיפור מיידי בהכנסות וברווחים מה שיאפשר לכם להתחיל להתרחב.
בהצלחה,
אלעד הדר,
מנכ”ל קבוצת Success
