שיטות מדידה הבסיס לתפוקה
ייעוץ ארגוני
שיטות מדידה בארגון – הבסיס לתפוקה
שירים את היד מי שמודד כל עובד בעסק שלו על בסיסי יומי, כך התחלתי את ההרצאה שלי השבוע, עשרות בעלי עסקים הסתכלו ימינה ושמאלה אחד על השני לראות אם יש “חיה כזאת” ובכן לא הופתעתי שבין עשרות בעלי עסקים הצביעו שלושה ונראה לי שגם האורחים לא התרשמו מהממצאים המדאיגים, הם פשוט הרגישו קצת יותר טוב לגבי עצמם כנראה.
כל מנהל מחפש את נוסחת הקסם לעבוד פחות והרוויח יותר, כדי שהנוסחא הזו תעבוד יש מרכיב מאד חשוב והוא נקרא ניהול נכון, אחד הכלים הניהוליים החשובים ביותר שבעל עסק חייב לסגל לעצמו הוא שיטות מדידה של כל עובד ועובד בעסק ואף לגבי כל תפקיד שאותו העובד מבצע.
מה שלא נמדד לא מקבל תשומת לב, נסו ותראו, קחו עובד שיש לו כמה תפקידים ותגידי לו שהחל מהיום אתם רוצים שהוא ימדוד תפקיד אחד שלו ומיד תראו שיפור מדהים באותו האזור כמובן שזה יבוא על חשבון דברים אחרים מה שרק מוכיח את העובדה שחובה למדוד את כל התפקידים של כל עובד, התגובה שאני הכי רגיל לשמוע היא שאי אפשר למדוד כל תפקיד בארגון, כולם יודעים למדוד אנשי ייצור או לחלופין אנשי מכירות אבל הבעיה מתחילה כאשר צריך למדוד תפקידים כגון: פקידה או גרפיקאית.
כלל ראשון: אין תפקיד שאי שאפשר למדוד.
כלל שני: מה שלא נמדד לא מקבל תשומת לב.
כלל שלישי: אי אפשר לתמרץ ולתגמל תפקיד שאינו נמדד.
יש דרך פשוטה לקבוע שיטת תגמול לכל תפקיד בארגון כל שעליכם לעשות הוא פשוט להגדיר מה התוצר שאתם מצפים מאותו בעל תפקיד בדיוק כמו שהתוצר של אופה לחם הוא כמות לחמים שאפה ובדיוק כמו שהתוצר של מחסנאי הוא חבילות שהגיעו ליעדם ובזמן כך גם יש תוצר ברור לכל אחר בארגון.
הבלבול מתחיל כאשר אנו מכנים מקבץ של תפקידים בשם כולל כמו לדוגמא “פקידה” פקידה איננה תפקיד מאחר ואין לו תוצר מוגדר, כל שעליכם לעשות הוא לקחת דף לחלקו לשניים רשמו בכותרת בצד ימין “תפקיד” ובצד שני “תוצר”.
תפקידים של פקידה יכולים להיות, מענה טלפוני, גביה, הפקת תעודות משלוח וכו’ ברגע שסיימתם להגדיר את התפקידים הגדירו מה התוצר של התפקיד אחד התוצרים הנפוצים של פקידה הוא כמות תקשורות שטופלו במלואן, הכוונה לתקשורות שהגיעו אל הארגון “ניסו לחדור פנימה” אך ייורטו בהצלחה ולשביעות רצון הלקוח על-ידי פקידה מיומנת, סוג סוף של תוצר יכול להיות זמן פנוי שהתווסף למנהל כתוצאה מגדלת תחומי האחריות והפעולה של הפקידה. כמובן שגביה הרבה יותר קל למדוד אבל הרעיון הוא פשוט, ניתן למדוד כל דבר!
הבעיה השנייה שתיתקלו בה היא המעקב, כל בעל עסק חושב שעכשיו צריך לפנות לנאס”א כדי לפתח תוכנת מדידה מתוחכמת ואם המנהל לא מעלה את זה אז העובדים שפתאום רוצים להתחיל למדוד אותם מפעילים לחץ פסיכולוגי מתון על המנהלים בכך כי מילוי התפוקה היומית שלהם יגזול זמן עבודה יקר ולכן כלל אינו משתלם ויתרה מכך הם גם ככה עושים את המקסימום ולכן למה בכלל למדוד.
תקראו טוב וכמה פעמים את השורה הזו – זה שמתנגד הכי חזק לשיטת המדידה הוא זה שמייצר הכי פחות בארגון וזו הסיבה שהוא מתנגד ולא שום סיבה אחרת.
שיטות המדידה אכן צריכות להיות פשוטות ואיני מתכוון להתייחס כרגע לכל השיטות הקיימות, אנו חיים בעולם עתיר טכנולוגיה ולכן יש פתרונות רבים, תשמחו לשמוע שעדיין אחד הפתרונות הפשוטים ביותר הוא טבלה יומית שבה רשומים התפקידים השונים של העובד והעובד פשוט מסמן V ברגע שביצע מטלה, בסוף היום הוא סוכם את המספרים בכל תוצר ומקליד אותם בטבלת אקסל או פשוט מסמן אותם ידנית על גרף שניתן לייצר מדף משבצות פשוט.
אל תתעצלו להחדיר שיטת מדידה אין לכם מושג כמה הפסד פוטנציאלי יש לכם בארגון ברגע שאתם לא מודדים תפוקה, אתן לכם דוגמא פשוטה, באחד מהמקרים שייעצנו למשרד רו”ח מפורסם שאמנע מלהזכיר את שמו הצלחנו להכפיל את תפוקת מנהלות החשבונות רק מעצם כך שהתחלנו למדוד כמה פעולות יומן כל אחת מהן מקלידה ביום, פתאום הן בעצמן קיצצו את זמן השיחות עם הבית בזמן העבודה ויצאו פחות להפסקות סיגריה והרכילות הקבוצתית כמעט ונעלה כי כל אחת ידעה שבסוף היום זה יראה רע מאד אם זו שיושבת לידה תעשה 30% יותר תפוקה ממנה.
גם עובד שעובד לבד חושש בדיוק אותו דבר כי כבר כעבור שבוע מדידה ניתן לדעת למה הוא מסוגל ולכן אין סיבה שלא לדרוש את זה מדי יום, כך שלמעשה כל עליה מציבה יעד חדש שצריך לעמוד בו וכך יוצרים שיפור ארגוני מתמיד ושיפור ברווחים ולא באמצעות קסמים או תקווה.
בהצלחה,
אלעד הדר, מנכ”ל
קבוצת Success ייעוץ עסקי
