ניהול לתוצאות
במאמר זה אציג בפניכם רשימת שלבים הנדרשת להיות מבוצעת על מנת להמיר את התוכניות לתוצאות בשטח. על מנת למנוע בלבול בהגדרות המונחים תוכלו להיעזר במילון המונחים בסוף המאמר. רק הבנה מלאה של מושגים אלה תאפשר לכם ליישם אותם הלכה למעשה בעבודתכם.
כמו כן, מאמר זה ילווה בדוגמאות מתחום התמחותי, מועדוני כושר וספורט, אך תקף בהחלט לכל סוגי העסקים.
ראשית על מנת להיות מסוגלים להעריך את תוצאות פעילות העסק שלכם יש צורך לקבוע מהן התוצאות הרצויות. במילים אחרות עליכם לקבוע יעדים להשגה. להבדיל ממטרות שהן אבני דרך להגשמת החזון, נקודות ציון בתהליך האסטרטגי או שאיפות המבטאות כוונות עתידיות, הרי שיעדים הנם תוצאות ברורות נדרשות להשגה וברות מדידה המוגדרות במינוחי כמות, איכות וזמן. נניח למשל שהעסק שלכם מיועד לפעילות מבוגרים אזי תוכלו להגדיר את החזון שלכם כהטמעת אורח חיים פעיל, שיפור התפקוד והגברת איכות החיים לצעירים מעל גיל 60. המטרות יכולות להיות הקמת מועדוני כושר ברשת דיור מוגן אולם היעדים כבר יהיו ברורים ומדויקים יותר ויתארו את מס’ המועדונים, היקף ההשקעה, מימד הזמן, כמות משתמשים, מחזור כספי, רווח וכיוצא באלו בהתאם לתוצאות להן אתם שואפים.
יעד הוא האמצעי איתו אנו אמורים להגיע אל המטרה. יעד הוא למעשה הישג נדרש מדויק הניתן למדידה במונחי זמן, כמות, פעילות וכו’. לא ניתן לבצע עבודה טובה אם לא ידועים להגדיר אותה. לפיכך על המנהל להגדיר מטרות ויעדים תקופתיים לעובד ולהעמיד לרשותו כלים להשגתם. הצבת מטרות ויעדים מהווה כלי הכרחי ליצירת הנעה לפעולה ומתן כיוון להישגים נדרשים.
בהיבט הניהולי היום יומי ,יעד הוא מה שהעובד מנסה להשיג בעבודתו. ברגע שהעובד יודע מה נדרש ממנו בדיוק, הוא מסוגל, יכול ובדרך כלל גם נוטה לשפר את איכות עבודתו ומעלה את תפוקתו = התוצר אותו אמור לספק. בדרך כלל יעדים מאתגרים הם כמותיים ואיכותיים שעל מנת לעמוד בהם העובד אמור לנצל את מלוא כישוריו ומיומנויותיו. מיצוי יכולתו והישגיו גורמים לו תחושת סיפוק והנעה. יעדים ניתן ורצוי להציב גם בפני הצוות. חשיבותם של יעדים צוותיים היא בכך שהם יוצרים מכנה משותף ומחויבות הדדית בין החברים בצוות, בין העובדים להנהלה מהווים כלי לבחינת הצלחת העסק לאורך זמן.
לתשומת לבכם: יש להגדיר תפקידים במונחי תוצאות על מנת שתהיינה תוצאות.
הגדרה עמומה של יעדים תוביל לתפוקה נמוכה והיעדר תוצאות. לפיכך, יעד אינו יכול להיות שיפור השירות למשל, כיוון שלא ברור כיצד, באילו היבטים, מהם סדרי העדיפויות מהי הרמה הנדרשת ואיך מודדים אותה. זו יכולה להיות מטרה כללית אבל על מנת שתושג עליה להיות מפורטת ביעדים תומכים. שיפור של 5% בחידוש מנויים, הגדלת היקף השימוש/הכניסות הממוצע ללקוח ,ו/או הגדלת היקף הרכישות בעסק בשנה הקרובה, יהיה אפקטיבי בהרבה.
כיצד קובעים יעדים:
אחת השאלות שמעלים באוזני מנהלים באופן תדיר היא כיצד לקבוע יעדים ריאליים שמצד אחד יאתגרו את העובדים ומצד שני יתפסו כניתנים להשגה על מנת שיבוצע מאמץ אמיתי להשיגם. על מנת להקל עליכם בקבלת החלטות בנושא מובאים בפניכם חמישה כלים לקביעת יעדים:
1. על היעד להיות גבוה מהמינימום הנדרש לקיום פעילות רווחית.
כלומר, ללא כל התחשבות בגורמים אחרים אין אנו מעוניינים לקיים פעילות שתוצאותיה הפסד כספי ולפיכך באם נדרשים לנו 100,000 ₪ בסוף החודש על מנת לכסות הוצאות הרי שעל יעד המינימום להיות גבוה יותר. כאשר עסק מצוי בראשית דרכו יתכנו יעדים זמניים נמוכים מהמינימום הנדרש לתפעול שוטף אולם עליהם לעלות בהדרגה על מנת להגיע לאיזון תפעולי, איזון תזרימי ובשלב מאוחר יותר החזר השקעה והשגת רווחים.
2. קביעת יעד ההולם את הרווחיות המקובלת בענף ובתפקיד.
טוב או רע, גבוה או נמוך, הולם או בלתי הולם הינם מושגים יחסיים. לא ניתן לבצע הערכה לתוצאה כל שהיא באם אין לנו בסיס להשוואה. בהנחה שטרם נכנסתם לתחום בו אתם עוסקים, בדקתם את רמת פעילותם של עסקים דומים אחרים בענף כחלק מבדיקת הכדאיות של הקמת העסק, הרי שניתן להעריך את פעילותכם ביחס לתוצאות שכיחות או ממוצעות של אחרים בענף (ראו טבלה 3 סעיף 7 בעמוד 4).
3. מדדים מקובלים בעסק/בחברה.
בכל עסק פעיל מצטברת היסטוריה של הישגים הנמדדת באמצעות דוחות סטטיסטיים. ההיסטוריה של הקודמים בתפקיד מהווה בד”כ סף מינימום לעובד המאייש אותו כעת. אם למשל, ממוצע הסגירות לאיש מכירות בעסק שלכם עומד על 45% יש להניח כי תדרשו תוצאות שאינן נופלות מכך גם מהעובדים החדשים. יחד עם זאת עליכם להיות ערים לאפשרות כי ביצועים נמוכים של עובדים עלולים להציב יעד בלתי הולם לבאים אחריהם ולהנציח את הבינוניות בעסק.
4. הישגים אישיים קודמים.
בהתאם לסעיף קודם הרי שבעלי תפקיד זהה או דומה עשויים לספק תוצאות שונות ומכיוון שכמנהלים הנכם נמדדים בתוצאות של אחרון העובדים שלכם עליכם לאמן, לתמוך ולעודד את עובדיכם לשיפור עצמי מתמיד. בכל צוות יהיה עובד שהישגיו נמוכים משל האחרים, אולם ממש כשם שתמריצו מתאמן המצוי בתהליך הרזיה להתמיד גם באם קצב התקדמותו מעט איטי מהצפוי עליכם לעודד שיפור בקרב העובד ולא לבטלו בעודו מתרחש.
5. רמה שהיא גבוה יותר מזו שקדמה לה וממשיכה מגמה של שיפור לפחות כמו זו שכבר הושגה בעבר.
מצוינות איננה התעלות אם כי הרגל (אריסטו). לפיכך, עלינו להתמיד בביצוע פעולות מוצלחות גם בעתיד ולהניח כי כל אחד מסוגל ליותר מכפי שנדמה לו. בהנחה שהעסק שלכם מספק מוצרים או שירותים סופיים בעלי ערך (= כאלה שניתן לקבל עליהם תמורה) המשפרים את חייהם של הרוכשים אותם (ככושר גופני למשל) הסתפקות בקיים משמעותה מניעת תועלת נוספת מאחרים ויצירת מגבלה על איכות חייהם. תארו לכם שהיינו מגבילים את מס’ הלקוחות להם אנו מבקשים לספק תרופות או פעילות גופנית כגורם מונע. הצבת יעדים חדשים גבוהים יותר מהרמה הקיימת בעסק חיונית להבטחת המשך צמיחה והתרחבות.
באפשרותכם לבחור אחד או יותר מהכלים לקביעת היעדים המובאים מעלה או אף לשכלל אותם לידי מספר אחד להצבת יעד אפקטיבי. יש לקבוע יעדים ברמה חודשית ולפרט אותם לרמה שבועית.
בברכת ניהול לתוצאות.
רן תמרי, Success Fitness
מקבוצת Success ייעוץ עסקי
מילון מונחים
המונחים מטה מפורשים בהתאם להקשר בו הם מופיעים במאמר. ניתן כמובן למצוא יותר מפירוש אחד או הגדרה אחת שתסביר אותם..
דוחות סטטיסטיים: דוחות המכילים מספרים או כמות בהשוואה למספרים או לכמות מוקדמים יותר של אותו הדבר. סטטיסטיקות מתייחסות לכמות העבודה שנעשתה או לערכה.
הישג: להחליט לעשות משהו ולעשות אותו, להחליט שלא לעשות משהו ולא לעשות אותו
חזון: “תמונה עתידית ואידיאלית של העסק כאשר מתפקד במיטבו על מנת להגשים את ייעודו”.
(בניס יננוס 1985)
ידע: מידע שתורגם לפעולות שניתן לחזור עליהן
יעדים: הפיכתן של מטרות העל למשימות ברות מדידה אותן שואף העסק להשיג בטווח זמן מוגדר
למידה ארגונית: תרגום התנסויות העבר להתנהגויות חדשות בעתיד.
מוצרים סופיים בעלי ערך: מוצרים שניתן להחליפם בתמורה לשירותים או לסחורה של החברה.
מטרות: כיוונים כלליים של תוצאות פעילות העסק – למה שואף להגיע
מידע: נותנים שהוקנתה להם משמעות כגון: טוב – רע,גבוה – נמוך, צמיחה- דעיכה, מעל ליעדים או מתחת להם
מעגלי פעולה: התחלה, אמצע וסוף לעשייה
מערכת מנהלית: פעולות שיש בהן התאמה הקשורות בניהול של גוף כלשהו כגון: תכנון, ארגון, בקרה, כוח אדם, גזברות וכדומה.
נתונים: עובדות יבשות, כמספרים, אותיות וסולמות מדידה
נתח לקוח: כמות הכסף בממוצע המתקבלת מכל לקוח של העסק
שאיפות: יעד ידוע שלקראתו מכוונות פעולותיו של האדם, עם המטרה להשיג את אותו יעד.
תובנה: יצירת ידע חדש ע”י שימוש בידע קודם
תוכנית קרב: רשימת יעדים ליום המחרת או לשבוע הקרוב, המקדמים את התכנון האסטרטגי והמטפלים בפעולות המיידיות ובחריגות המעכבות אותו.
