ישיבת צוות – אמת או חובה?!
אין בעל עסק שלא שמע את המונח ישיבת צוות, בגרסה כזאת או אחרת. ישיבת צוות היא למעשה הפעולה השיווקית הראשונה של כל עסק. ולמה הכוונה?
ישיבת צוות אינה בזבוז זמן כפי שמנהלים רבים חושבים, פגשתי לא מעט שהתחילו והפסיקו לעשות ישיבות כי לטענתם הן היו חסרות תועלות והאמת שהם צודקים ישיבות צוות שבהן רק שותים שתייה קלה ואוכלים בורקסים הן חסרות תועלת, גם כאלה שמעלים בעיות בחברה ובעיקר מפנים אצבע מאשימה כלפי ההנהלה גם אלא חסרות תועלת, אז למה בעצם לעשות ישיבות צוות? ובכן בוא נתחיל באיך צריך לעשות ישיבות צוות:
1. חובה לערוך ישיבה אחת לשבוע, ביום ובשעה קבועים. מדוע חובה? כי כל דבר זמני במקרה הזה מהר מאד הופך להיות שולי ומשם הדרך להיעלמותו מעל המפה העסקית היא קצרה מאד, ישיבת צוות הנה חלק מהעבודה ולא מטרד.
2. גם כשהעסק מורכב משני אנשים בלבד, שמתקשרים בינהם כל היום, עדיין צריך ישיבה. ישיבה בה מדברים על כל הנושאים שקשורים לעסק באופן מסודר, אפשר גם לתעד זאת בכתב, מעלים נתונים מהשבוע האחרון, פותרים יחד בעיות שהשני נתקל בהן, מציבים יעדים ומטרות יחד לכל תפקיד וככה גם מתחילים לבדוק סטטיסטית את הנתונים משבוע קודם ואף חודש קודם. יש כעת למה להשוות ולראות באיזה סטטוס נמצאים אנשי הצוות והעסק עצמו: עליה, ירידה או דריכה במקום, ובהתאם לטפל בסיטואציה.
3. כשהעסק הולך וגדל ויחד עמו גדלים מספר העובדים, אז אופי הישיבות יכול להשתנות. ישיבת הצוות יכולה להתחלק ולהיות ישיבת צוות אחת למנהלים, ביום ובשעה קבועים מראש, בישיבה זו מגדירים את האסטרטגיה שתוצג בישיבת הצוות הכללית ולאחריה מקימים ישיבת צוות שבועית קבועה לכלל העובדים, להתעדכן ובעיקר להראות תוצרים ולדעת באיזה נקודה עומד הארגון כולו, זאת גם אם העסק מכיל 100 עובדים.
4. אם העסק במצב לא טוב וחלק מחברי הצוות בכלל לא מודעים לכך, אז כדאי שיהיו מודעים ויכירו את היעדים החדשים שלהם ואת הסיבות שעומדות מאחוריהם, אף יתרה מזאת, שיקבעו לעצמם את היעד מול שאר אנשי הצוות והמנהלים – זאת הגושפנקא הכי חזקה שיש, זה מוצהר בפני כולם ו”יאללה לעבודה!”. מאידך, אם הארגון צומח ומשגשג ונמצא בעלייה ובמצב טוב, מומלץ ששאר העובדים בארגון ישמעו על כך, זה יעודד אותם ואף יעלה את המורל, ובאופן ישיר יעלה גם את התפוקה האישית של כל אחד מהם, הרי מה יותר כיף מלדעת שאתה עובד במקום פורח ומשגשג? זה הרי רק יועיל ויהיה לטובת העובד בטווח הקרוב והרחוק.
עכשיו זה די ברור מדוע ישיבת צוות היא הפעולה השיווקית הראשונה. הרי אם אנשי הצוות שלך מקבלים נתונים ממקור ראשון אודות העסק וארגונו, על ההצלחות והכשלונות, על היעדים והמטרות, והם עובדים נאמנים ויצרניים – הם ידחפו את העסק קדימה יחד עם המנהלים, הם ימכרו בוודאות מוחלטת את המוצר או השירות, כי הם מכירים היטב את כל הנתונים, רואים את התמונה הכללית והרחבה, ולא את התמונה הצרה ברמה המחלקתית או האישית. כך למעשה, יוצאת הרבה אנרגיה החוצה על מנת שתכנס הרבה אנרגיה טובה חזרה פנימה, בדמות מכירות, מוניטין והצלחות עסקיות.
בנוסף, לישיבת הצוות יש פאן מגבש. עובדים חדשים יוצאים ממצב של אנונימיות בת אחת, קידום ובונוסים מעלי מוטיבציה ניתנים לפני כולם, ציונים אישיים לשבח ותעודות הצטיינות שבועיים או חודשיים יכולים להנתן לפני כולם, הודעות כלליות על חתונה, לידה, יום הולדת או כל דבר משמח אחר שקשור ויעניין את שאר העובדים יכול לעלות בישיבה זו, והכל יחד תורם לאוירה טובה ומגובשת יותר במשרדי החברה או הארגון כולו.
רצוי מאד לא להעלות נושאים לא נעימים, מערבלים או מסיתים לשלילה בישיבות מעין אלה. המטרה היא לאחד את הצוות, לרומם את מצב הרוח הכללי ובעיקר להכניס הרבה מוטיבציה לתפוקה גבוהה יותר ולכיבוש היעדים והמטרות שהוצבו.
אז אם אצלך בעסק עדיין לא מתקיימות ישיבות צוות, זה הזמן לפתוח יומנים ולקבוע אחת כזאת. עם סדר ישיבה מתוזמן ומוגדר מראש. ישיבת צוות תארך כשעה לכל היותר, רצוי בתחילת יום או בסוף יום, כדי לצמצם פגיעה בזמן עבודה או באי מענה ללקוחות. בישיבה נוכחים כל העובדים בעסק, החל במזכירה וכלה במנכ”ל. ההשתתפות תוגדר כחובה ורק אישור מיוחד, שיינתן מראש על ידי מנהל בכיר או מנהל הישיבה, יאפשר העדרות.
מומלץ בחום על מנת להכניס סדר, יציבות ומוטיבציה אצל העובדים והמנהלים כאחד.
הרבה הצלחה,
אלעד הדר, מנכ”ל
