אין עובדים טובים
נכון או לא נכון? האם יש מנהלים טובים?
כמו כל דבר בחיים ניתן להסתכל על נקודה זו משני הכיוונים והפעם מנהלים יקרים באצבע עומדת להיות מופנה אליכם ואני לא מתכוון לדבר אתכם האם גייסתם מלכתחילה את האדם הנכון או לא, אני עומדת לבדוק אתכם שתי נקודות בסיסיות.
כשהקמתם את העסק הייתה לכם מטרה, היה ברור לכם מה אתם רוצים לעשות ולמעשה כך התחלתם לתפור את הדרך לשם, כשאתם יוצאים לטיול אתם ראשית מגדירים את היעד אליו תרצו להגיע ורק אז אתם מניעים את הרכב, בימינו אף אחד לא מניע את הרכב לפני שהוא מכניס את הנ”צ ב GPS שלו.
האם לעובד שזה עתה התחיל לעבוד אצלכם הוגדרה מה מטרת תפקידו?
חוסר שביעות רצון מכוח אדם, פעמים רבות, נובע מניהול לא נכון של כוח האדם ולא מאיכות ירודה של כוח האדם שגויס. מנהלים רבים לא יודעים להגדיר את מטרת תפקידם של העובדים שלהם, האם תפקידו של איש מכירות הוא למכור? האם תפקידה של פקידה היא לענות לטלפונים? האם תפקידה של מנהלת חשבונות הוא גביה של חובות?
הגדרות בסיסיות אלו הן הסיבה לכישלון יחסי של האדם בתפקידו ולחוסר שביעות הרצון שלנו כמעסיקים. כל מנהל יכעס על איש המכירות שלו אם זה ימכור ובכל עסקה ייתן את ההנחה המקסימאלית שמותרת לו, אך אל למנהל לכעוס עליו, שכן הוגדר למוכרן לבצע מקסימום מכירות ולא דובר איתו כלל על שמירה על רווחיות או על אחוז הנחות ממוצע ביחס למחזור המכירות שלו. בסך הכול הוגדר לו יעד חלקי ולא שלם ולכן הוא משיג את התוצר, אך לא את זה שהמנהל שלו התכוון אליו.
פקידה שעונה לכל השיחות בצורה נמרצת ומעבירה את כל השיחות פנימה אל הארגון ואל המנכ”ל ממוטטת את קווי התקשורת הפנימיים של הארגון מאחר והוגדר לה להיות מאד יעילה ולענות לכל השיחות אך לעולם לא הוגדר לה שמצפים ממנה להיות גם זו שמנסה לפתור את הבעיה ולא מיד להעביר את השיחה.
מנהלת חשבונות שמבצעת גביית חובות פתוחים מלקוחות, אך לא מתייחסת למועד הפירעון תגרום לארגון לפשוט רגל, וזאת רק בגלל שלא הגדירו לה שלתשלום אין את אותו ערך אם הוא מגיע לא לפי מועד התשלום עליו התחייב הלקוח.
כל המקרים פשוטים לפתרון, אך הטעות הייתה מיד בתחילת שרשרת הפיקוד. לא הוגדרה מטרת התפקיד או שהיא הוגדרה חלקית, שאלו את העובדים שלכם מה מטרת תפקידם ותופתעו לגלות שחלקם חושבים שתפקידם להגיע בזמן ולהעדר כמה שפחות והאחרים יגדירו מטרה שאינה זהה לזו שלכם.
הגדירו מטרה לכל תפקיד ודאגו להעבירה בצורה ברורה לכל אחד מהעובדים, עצם ידיעת המטרה כבר תשפר את תפקודם של העובדים ושביעות הרצון שלכם מהם, דעו כי כל עובד ישמח לעשות את תפקידו על הצד הטוב ביותר ולזכות באהדתכם ודברי השבח שלכם.
החלק השני הוא העדר מדיניות לגבי התפקיד. בדיוק כמו שלמדתם תאוריה לפני שהוצאתם רישיון נהיגה, כדאי לדעת מהם החוקים אודות התפקיד שנקרא נהיגה ברכב. כך, עובד צריך לדעת מהם החוקים בנוגע למילוי תפקידו ואיני מדבר על שעות עבודה או זמן שנדרש ממנו להודיע מראש על לקיחת ימי חופש.
מדיניות היא דרך פעולה של תפקיד שגובשה על ידי ההנהלה, לרוב לאחר ניסיון ממשי, מדיניות היא הכללים או החוקים לגבי אותו תפקיד, בדיוק כפי שה GPS שהוגדרה בו המטרה יכול לגרום לכם לנסוע במספר כיוונים. גם לביצוע תפקיד קיימות מספר דרכים לבצעו, אם לא הגדרתם בכתב לעובד שלכם איך לפעול במקרים מסוימים, איך בכלל ניתן לכעוס עליו על ביצוע לא נכון או לא לשביעות רצוננו.
מדיניות צריכה להיות כתובה וברורה לכל האנשים באותו תפקיד. הסיבה להיותה כתובה היא מכמה סיבות: אף פעם לא יוכלו להגיד לכם “לא הבנתי את זה ככה”, “לא אמרת לי”, “לא ידעתי” וכדומה, סיבה נוספת היא, שבטח שמתם לב שעובדים מתחלפים ולא נשארים אתכם לכל החיים, אתם לא צריכים לחכות שהעובד יעשה טעות כדי ללמד אותו מה הדרך הנכונה לבצע את תפקידו, כל מה שאתם צריכים הוא מדיניות ברורה שאותה לומד העובד מיד בתחילת תפקידו.
לדוגמא פשוטה ניקח את אותו איש מכירות שאף פעם לא הוגדרה לו מדיניות הנחות ללקוחות החברה, ובכל פעם שהוא נתקל בהתנגדות ובבקשת הנחה הוא פונה למנהל שלו, מעמיס עליו תקשורות נוספות לאלו שגם כך יש לו, ומתחיל לספר לו את פרטי העסקה כדי לדעת איזו הנחה יוכל לתת ללקוח. אגב, הלקוחות לומדים את הטריק מהר מאד ולעולם לא קונים מאיש המכירות בלי לדבר קודם עם “הבוס שלו” כי זו שיחה שחוסכת כסף, בכל פעם שהם לא הסכימו למחיר, איש המכירות הפך להיות הסנגור שלהם אל מול בעל החברה והסביר עבורם יפה מאד לבוס מדוע מגיע להם הנחה, הבוס שעמוס גם כך לרוב מעוניין להתנער מהמטרד כמה או סתם רוצה להיות נחמד ולכן משחרר 5% – 10% הנחה ושני הצדדים מרוצים, הבעיה היא שהצדדים הם איש המכירות והלקוח ולא המנהל וכל זה קרה רק כי לעולם לא הוגדרה מדיניות ברורה בנושא.
גם אם אין לכם עובדים חדשים, כתבו מכתבי מדיניות במקום לתקן בעל פה את העובדים שלכם ואט אט תראו שכמות מכתבי המדיניות תתגבש לספר נהלים שעל פיו מתנהלת החברה שלכם. יתרה מכך, אני ממליץ על זמן קבוע ביומן בו תקדישו זמן לכתיבת נהלים, הקדישו שעתיים בשבוע לעבודה זו ותראו תוך זמן קצר איך מתפנה לכם עוד ועוד זמן מהיומן שכן כמות השאלות והבעיות שתצטרכו לטפל בהם תרד משמעותית.
אז לפני שאתם ממהרים להתלונן שאין כוח אדם איכותי תבדקו אם אתם מנהלים אותו כמו שצריך.
אין לי ספק שגם מכוח האדם הקיים תוכלו לקבל תוצאות טובות יותר רק באמצעות יישום שני הכללים הללו.
בהצלחה
אלעד הדר,
מנכ”ל קבוצת success ייעוץ עסקי
