שש דקות שחוסכות שעתיים
תנו לי לשאול אותכם שאלה, כמה שווה השעה שלכם או יותר נכון כמה היה שווה לכם אם הייתי מוסיף לכם שעה ביום? אולי שעתיים ביום? רק מנהל יותר טוב.
השיעור שלנו היום הוא בדיוק על הנושא הזה איך באמצעות ישיבה מאוד קצרה עם אחד המנהלים שאותם אנחנו מלווים חסכתי לו כבר בתחילת היום שעתיים ביום ועוד לא הגענו בכלל לשאר היום.
התחלתי בלי לשאול אותו שאלה פשוטה כמו מתי הוא מגיע לעבודה? ואז מה הדבר הראשון שהוא עושה? הוא אמר: ” דבר ראשון שאני עושה זה רבע שעה ראשונה אני רק מסתכל שכל העובדים מגיעים ומתיישבים והכל בסדר.”
שאלתי אותו:” למה היית פעם צריך לטפל במשהו?”
אומר לי:” לא אבל אני אוהב שרואים את הנוכחות שלי.”
עכשיו תבינו שלאותו מנהל יש חדר שפונה עם חלון זכוכית ל 60 עובדים שלו, ומעבר לזה יש לו מסכי טלוויזיה שהוא רואה את כל העובדים בכל חדר.
משמע השיקול היחיד זה לא באמת שעובדים יראו אותו אלא זה שהוא יראה אותם ובשביל זה יש דבר שנקרא שעון נוכחות.
הדבר הבא, שאלתי אותו:” מה הישיבה הראשונה שלך? “
הוא אמר:” יש לי ישיבות קבועות בבוקר, הישיבה הראשונה זה עם מנהל הכספים”.
שאלתי: ” באמת אתה צריך ישיבה עם מנהל הכספים כל יום? מה אתם עושים בישיבה?”
הוא אומר: “אנחנו עוברים על תזרים המזומנים, הוא שולח לי את הקובץ אקסל ואז אנחנו עוברים פעולה, פעולה ואני מבין אם הולך להיות חריגה אם הולך להיכנס כסף ומה המצב.”
מה שהסביר לי מהר מאוד שהוא לא עובד עם קובץ של ניהול תזרים מזומנים אלה הוא עובד אקסל של תזרים מזומנים במקום עם תוכנה ייעודית לנושא הזה.
קראתי למנהל הכספים שלו שכמובן התנגד לרעיון, כי הרי אף אחד לא רוצה להחליף משהו שהוא רגיל, עשיתי להם פרזנטציה קצרה על תוכנה מעולה לניהול תזרים מזומנים והראיתי לשניהם איך המנהל שלו מכין את הישיבה בכל בוקר משהו כמו חצי שעה עד שעה עושה התאמות בנקים מגיע אליו שורף חצי שעה מזמנו ועוד חצי שעה של זמן המנכ”ל, על תוכנה שיודעת לעשות את הכל אוטומטי עם תיקונים קלים וכך פיניתי זמן לשניהם.
באותו רגע דאגתי שיתקינו את התוכנה כי אחד הדברים שאני דואג להיות יעיל זה לעשות את הכל באותו רגע כדי שלא יהיו מטלות לאחר כך.
לא עצרנו שם, המשכנו לדבר הבא שאלתי אותו: “מה הישיבה הבאה שלך ? יש לי ישיבה עם המנהל שהוא סמנכ”ל תפעול שלי, אני יושב איתו ואני עובר איתו על כל הסטטיסטיקות בעסק.”
אמרתי:” למה אתה צריך את כל יום לעבור על כל הסטטיסטיקות בעסק ?”
“כי הוא מציף לי אזורים שהוא מזהה שיש בעיית כדי שאני אדע איך להתייחס אליהם” הוא אמר.
אמרתי לו:” ואתה שואף את הרעיונות? “
הוא ענה: “לא, אני מבקש ממנו שציף לי ויגיד לי.”
קראנו לאותו מנהל ואמרנו לו: “תראה זה נחמד מאוד הישיבות היומיות שלכם”, מה שאותו מנהל אמר “באמת חבל שלא קורות כל יום”.
אמרתי לו במקום זה אני מבקש בוא נכין דשבורד של חמש סטטיסטיקות עיקריות שהמנהל צריך לראות פעם ביום אבל מעכשיו אני רוצה שאתה תשלח אותם עם המלצות מטעמך אחרי שבחנת את כל הנתונים.
כי מה שהם היו עושים זה מסתכלים על סטטיסטיקה 1 ואז מתחילים לפשפש ולחפש את התשובות בשאר הסטטיסטיקות, חסכנו את זה ואותו מנהל הציע בואו ניצור עוד לשונית באקסל ששם יהיו כל הטבלאות.
אמרתי לו “לא ולא” אני מכיר מנהלים ואני יודע שאם הוא יצטרך כל בוקר לפתוח את הקובץ אקסל לחפש את הלשונית לקרוא בעצמו את הנתונים ולהסיק את המסקנות הוא לא יעשה את זה.
“אני מבקש ממך להוציא הכל לדפים מודפסים דיגיטלי ולשלוח לו את החמש סטטיסטיקות שנחליט עכשיו שהם הכי חשובות מתוך הדשבורד הניהולי הקלע ל- 60 סטטיסטיקות שונות ובכל יום תשלח לו בבוקר מייל עם אותן חמש סטטיסטיקות והצעות והמלצות שלך אחרי שאתה חקרת ובדקת מה אתה מציע שכדאי לעשות.”
הטמענו גם את הדבר הזה ועברנו לדבר הבא, שאלתי אותו לגבי הסמנכ”ל הבא שלך מה אתה עושה? אז הוא אומר ” זה הסמנכ”ל תפעול אני יושב איתו לישיבת עדכונים”.
אמרתי לו ” באמת מה זה ישיבת עדכונים?”
אומר הוא: “מעדכן אותי מי היה חולה אתמול ומי יש לו חופש היום”.
אמרתי: ” למה זה עבודה שלך?”
אומר לי : ” אתה יודע אני רוצה להיות מעודכן.”
אמרתי לו: ” ואיך זה תורם לך? אומר:”לא הוא מעדכן אותי על מה הוא עושה.”
אמרתי לו: ” תראה אתה צריך לנהל במספרים זו העבודה שלו אתה צריך לדעת אם דרוש ממך משהו או יש לך איזה שאלה שפונים אליך אבל אתה לא אמור להתעסק בדיי טו דיי אלא אם כן באמת נותנים לך הצעה לפתרון אתה צריך לקבל החלטה”.
הישיבות האלה הם ישיבות רכילות ביקשתי שיתן לי דוגמאות ובאמת ניתחנו את זה וראינו שבסופו של דבר הישיבות האלה הן ישיבות רכילות או ישיבות סופרמן שבהם המנהל הסמנכ”ל תפעול , מסביר כמה הוא סופרמן בניהול יום האתמול ואיך הולך להיות סופרמן בניהול יום המחר.
ובכן על הבוקר למעשה חסכנו שעה וחצי של פגישות, רבע שעה של להסתכל על העובדים מגיעים וזמן של בין לבין.
קחו את ארוחת הצהריים וביחד עם אותו מנכ”ל שמגיע בדרך כלל ב 8:45 עד תשע פלוס מתפלל בזמן העבודה ואוכל
צהריים ואופס הגענו לשעת הצהריים בלי לעשות כלום.
מיד שינינו את סדר היום ואנחנו בהחלט מטפלים בזה שהכל יהיה משמעותי כי אתם אלה שאחראים על ייצור הכנסה בעסק שלכם.
התרגיל הקטן הזה היה מפורט לכם דקה אחרי דקה ואותו הלקוח שילם על זה הרבה מאוד כסף כדי להגיע לתובנות האלה.
אתם צריכים לפחות לעשות את זה כדי להגיע לתוצאה יש לכם המון זמן מבוזבז במהלך היום שאתם אפילו לא מדמיינים כמה.
צריך לעבור על כל פעולה ולראות אם היא נחוצה או לא נחוצה ואם אתם צריכים עזרה תשבו ותכתבו את כל הרעיונות תכתבו את כל המשימות ותסבירו למישהו אחר מה אתם עושים כי הרבה פעמים כשהמשקפיים על הראש שלנו אנחנו לא מוצאים אותם על השולחן.
צריך מישהו אחר שיגיד לנו “היי זה לא במקום תתקן את זה.”
בשביל זה אנחנו כאן, אני מקווה מאוד שעזרתי לכם לנהל את הלוז שלכם קצת יותר טוב אם הרווחתם עוד שעה ביום אתם מוזמנים לשתף את הפוסט הזה בדקה שחסכתי לכם אנחנו נתראה בשיעור של מחר ביי ביי
