מכירים את זה שאתם מתכננים איך היום שלכם הולך להיראות, כותבים לעצמכם משימות לביצוע ואפילו באמצעות אפליקציות של ניהול משימות. אתם בטוחים שסוף סוף תצליחו לסיים את הפרויקט שה”דד ליין” שלו מתקרב, אבל בפועל, אתם מספיקים בקושי חצי מהדברים שתכננתם, שלא לדבר על כך שסיום הפרויקט מתרחק מכם בצעדי ענק ומסיימים עוד יום ב”כיבוי שרפות”?
זהו תיאור יום טיפוסי של הרבה מלקוחותינו שעברו תהליך משמעותי בליווי של אחד מהיועצים העסקיים שלנו והצליחו להרחיב את העסק שלהם.
הרבה מבעלי העסקים מאמינים שהדרך היחידה בה הם ירחיבו את העסק היא באמצעות הגדלת כמות הלקוחות שלהם. אבל האם העסק ערוך לקבלת לקוחות חדשים?
האם נבנתה תשתית חזקה שמסוגלת לתת שירות הולם ללקוחות החדשים ומסוגלת לשמר אותם? האם בעל העסק יודע לנהל את זמנו היטב ויודע לייצר כסף מניהול נכון של הזמן שלו?
הרחבת העסק על ידי ניהול נכון של הזמן
אחת מהדרכים להרחיב את העסק שלכם ולצמוח, היא באמצעות ניהול הזמן שלכם בצורה נכונה. בתהליכי הליווי שלנו אנחנו נתקלים, לא מעט, בבעלי עסקים שלא יודעים איך לנהל את זמנם בצורה נכונה וכתוצאה מכך, לא מצליחים לגדול ולהתרחב ולעיתים גם מאבדים לקוחות כתוצאה מכך. ניהול זמן נכון, אינו רק מעקב אחר רשימת משימות לביצוע או ניהול יומן לפגישות שיש לכם, זה הרבה מעבר לכך.
ניהול זמן נכון משפר בהכרח את הרווחיות של העסק שלכם.
בואו נסתכל על זה מכמה זוויות:
1) המשאב היקר ביותר עבור המנהל או בעל העסק הוא הזמן שלו, זמן הוא כסף!
אחת המטרות החשובות שלך כבעל עסק היא מקסום הרווחיות משעת העבודה שלך וכדי לעשות את זה יש צורך להבין, בשלב ראשון, מהי העלות של שעת העבודה שלך. האם שעת העבודה שלך שווה 300 ₪? או אולי 500 ₪? רוב הסיכויים ששעת העבודה שלך יקרה בהרבה משעת העבודה של צוות העובדים שלך, גם אם אתה עצמאי שעובד לבד כרגע, יש חשיבות גדולה בחישוב העלות של שעת העבודה שלך כדי לבצע תיעדוף במה שווה לך יותר להשקיע את הזמן היקר שלך.
ניקח לדוגמה בעל עסק שמחליט “לחסוך” מזכיר/ה או מנהל/ת חשבונות ועושה הכל בעצמו. אבל מה קורה בפועל? אותו בעל עסק מבזבז את זמנו היקר במענה לטלפונים, בהוצאת חשבוניות ועבודות אדמיניסטרציה נוספת ומפסיד שעות עבודה יקרות בהן הוא יכול לייצר 500 ₪ לשעה באמצעות פיתוח עסקי וגיוס לקוחות חדשים. במקום זה הוא מבצע עבודות אדמיניסטרציה בשווי של 30-40 ₪ לשעה.
2) ניהול יומן שבועי –
ניהול לוח זמנים שבועי ביומן דיגיטלי והקצאת זמן לכל המשימות והפעולות שעלינו לבצע במהלך השבוע.
יש להכניס ליומן את כל המשימות ולא רק פגישות עבודה או פגישות עם לקוחות. כשאנחנו מלווים את לקוחותינו, באמצעות היועצים העסקיים שלנו, אנחנו מלמדים כיצד לתכנן את השבוע בצורה האפקטיבית ביותר. עמידה בלוח הזמנים שתקבעו לעצמכם, תשפיע על התוצאות ובסופו של דבר על ההכנסות והרווחיות. את התכנון כדאי לבצע כל יום חמישי עבור השבוע שאחריו. יש לתחום בזמן מדויק כל משימה ומשימה, למשל:
בין השעה 08:00-09:00 – מענה למיילים.
בים השעות 09:00-11:00 – ביצוע פולואפים ללקוחות פוטנציאליים.
בין השעות 11:00-13:00 – זמן שיווק דיגיטלי.
13:00-14:00 – הפסקת צהריים.
בין השעות 14:00-15:00 הדרכות לצוות וכד’ .
3) הקצאת זמן לחשיבה אסטרטגית ולפיתוח עסקי –
אם לא תפנו מזמנכם באופן קבוע לחשיבה אסטרטגית ולפיתוח עסקי, רוב הסיכויים שתישארו במקום והעסק שלכם לא יתרחב. בין אם אתם מבצעים את החשיבה האסטרטגית בעזרתו של יועץ עסקי ובין אם אתם עושים את זה לבד, חובה להקצות זמן ביומן באופן שבועי גם לחשיבה האסטרטגית איך מרחיבים את העסק וגם לפיתוח העסקי והתאמת השירותים או המוצרים שלכם לשוק המשתנה וללקוחות שלכם.
4) סיום מחזורי פעולה –
אחד מזוללי הזמן הגדולים הוא כשאנחנו לא ממוקדים במשימה שאנחנו מבצעים, לא מסיימים אותה ועוברים לבצע משימה אחרת. לדוגמה: אם אנחנו כותבים תוכן שיווקי, או כותבים תוכנית עסקית ותוך כדי עונים למיילים או לטלפונים, או מגיבים להודעות בווטצאפ, רמת הריכוז שלנו תרד ולא נצליח לסיים את המשימה שתיכננו לבצע. יש להתמקד במשימה אחת בלבד, לדבוק בה ולסיים אותה. אם יש צורך, כדאי ורצוי להשתיק טלפונים והתראות קוליות במחשב.
לסיכום, אחת מהדרכים החשובות להרחבת העסק שלכם היא ניהול לוח זמנים בצורה מיטבית ועקבית.
אנחנו רואים שינויים משמעותיים אצל לקוחות שלנו שרק מעצם שינוי החשיבה, רכישת דפוס התנהגות חדש ויישום השיטה שלנו לניהול זמן, מגיעים לתוצאות נפלאות. כשבעלי עסק מנהלים את זמנם בצורה נכונה ואפקטיבית, הם מצליחים לבצע הרבה יותר משימות במהלך השבוע, מה שמביא בסופו של דבר לגידול בהכנסות וברווחיות שלהם.
